Polityka prywatności fleetify

Najważniejsze informacje w skrócie

• Administratorem danych osób odwiedzających stronę fleetify.pl, osób zgłaszających się na pokaz, osób rozmawiających z czatem na stronie oraz użytkowników kont klientów w panelu jest FLEETIFY PROSTA SPÓŁKA AKCYJNA.

• Danymi kierowców i innych osób, które klient (partner flotowy) wprowadza do panelu, administruje ten partner. My przetwarzamy je w jego imieniu, na podstawie umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych.

• Strona fleetify.pl nie korzysta z narzędzi analitycznych, reklamowych ani śledzących. W przeglądarce zapisujemy tylko informacje potrzebne do działania usług i zapamiętania wyborów, których sam dokonujesz (sekcja 9).

• Na czacie na stronie fleetify.pl odpowiada asystent oparty na sztucznej inteligencji, a nie człowiek. Treść rozmowy przekazujemy dostawcy modelu, firmie Anthropic w USA (sekcja 5).

• Część danych przetwarzamy poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, głównie w USA. Opisujemy to w sekcji 10.

• W sprawach danych osobowych napisz na adres kontakt@fleetify.pl.

1. Administrator i kontakt

1.1. Administratorem danych osobowych w zakresie opisanym w sekcjach 3, 4, 5 i 6 oraz w pkt 8.2 jest FLEETIFY PROSTA SPÓŁKA AKCYJNA z siedzibą w Warszawie, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0001108695, NIP 7011208274, REGON 528821886 (dalej: „fleetify” albo „my”).

1.2. W sprawach dotyczących danych osobowych możesz się z nami skontaktować:

• e-mailem: kontakt@fleetify.pl,

• przez adres do doręczeń elektronicznych: AE:PL-57225-75013-SIEED-26.

1.3. Nie wyznaczyliśmy inspektora ochrony danych. Wszystkie sprawy dotyczące danych osobowych prowadzimy pod adresami wskazanymi w pkt 1.2.

2. Jak korzystać z tej polityki

2.1. Polityka jest podzielona według sytuacji. Znajdź swoją sytuację w tabeli i przejdź do wskazanej sekcji. Sekcje 9 do 13 dotyczą wszystkich sytuacji.

2.2. Pojęcia użyte w polityce oznaczają:

• RODO: rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych);

• PKE: ustawa z dnia 12 lipca 2024 r. Prawo komunikacji elektronicznej (Dz.U. 2024 poz. 1221 ze zm.);

• EOG: Europejski Obszar Gospodarczy, czyli państwa Unii Europejskiej oraz Islandia, Liechtenstein i Norwegia;

• panel: aplikacja internetowa fleetify dla klientów, dostępna pod adresem partner.fleetify.pl;

• panel kierowcy: aplikacja internetowa dla kierowców współpracujących z klientem, dostępna pod adresem kierowca.fleetify.pl, kierowcafleetify.web.app albo pod własną domeną klienta;

• klient albo partner flotowy: przedsiębiorca, który zawarł z nami umowę o korzystanie z panelu, w szczególności firma rozliczająca kierowców przewozu osób;

• właściciel konta: osoba, która zarejestrowała klienta w panelu i jako jedyna zamawia płatne usługi w jego imieniu;

• zespół klienta: osoby, którym właściciel konta nadał dostęp do panelu w roli „Menedżer” albo „Wsparcie” (w Regulaminie: Personel);

• umowa powierzenia: Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych zawierana między fleetify a klientem.

3. Odwiedzasz stronę fleetify.pl

3.1. Administrator. Administratorem danych jest fleetify.

3.2. Jak działa strona. Strona fleetify.pl jest udostępniana z usługi Firebase Hosting firmy Google. Wszystkie elementy strony, w tym czcionki, style, skrypty i obrazy, przeglądarka pobiera z adresu fleetify.pl. Strona nie korzysta z narzędzi analitycznych, reklamowych ani śledzących i nie osadza treści z serwerów innych firm, takich jak mapy, filmy czy zewnętrzne czcionki. Odnośniki do innych serwisów (na przykład zus.pl lub eli.gov.pl) są zwykłymi linkami: po ich kliknięciu obowiązują zasady prywatności tych serwisów.

3.3. Jakie dane przetwarzamy. Przy wyświetlaniu strony przeglądarka przesyła dane techniczne potrzebne do jej dostarczenia: adres IP, datę i godzinę zapytania, adres pobieranego zasobu, informacje o przeglądarce i systemie operacyjnym (nagłówek User-Agent) oraz, jeżeli przeglądarka go przekazuje, adres strony, z której przechodzisz. Po otwarciu kreatora pokazu, wysłaniu formularza albo wiadomości na czacie przeglądarka łączy się z funkcją serwerową w usłudze Google Cloud (region europe-west1), która także zapisuje dane techniczne zapytania. Informacje zapisywane w pamięci przeglądarki opisujemy w sekcji 9.

3.4. Cele i podstawy prawne.

Nie używamy tych danych do analizy ruchu, profilowania ani marketingu.

3.5. Odbiorcy. Dane techniczne przetwarza na nasze zlecenie Google jako dostawca hostingu (podmiot przetwarzający).

3.6. Przekazywanie poza EOG. Firebase Hosting dostarcza stronę przez globalną sieć serwerów Google, dlatego dane techniczne mogą być przetwarzane także poza EOG, w tym w USA. Zabezpieczenia opisujemy w sekcji 10.

3.7. Jak długo przechowujemy dane. Dane techniczne przetwarzamy przez czas potrzebny do dostarczenia strony. Jeżeli trafiają do dzienników technicznych, do których mamy dostęp, przechowujemy je nie dłużej niż 30 dni. Dane potrzebne do wyjaśnienia konkretnego incydentu bezpieczeństwa przechowujemy do zakończenia jego wyjaśniania.

3.8. Czy musisz podać dane. Nie. Bez danych technicznych przeglądarka nie może jednak pobrać strony.

3.9. Sprzeciw. Możesz wnieść sprzeciw wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie (pkt 11.1).

3.10. Zautomatyzowane decyzje. Nie podejmujemy wobec osób odwiedzających stronę decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu i nie profilujemy ich.

4. Formularz pokazu i kontakt z nami

4.1. Administrator. Administratorem danych jest fleetify.

4.2. Jakie dane przetwarzamy w formularzu „Umów pokaz”.

• dane, które wpisujesz: imię, nazwę firmy i numer telefonu (pola obowiązkowe) oraz NIP i adres e-mail (pola dobrowolne);

• informacje o zgłoszeniu: czego dotyczy (flota, jednoosobowa działalność albo oba przypadki), przybliżoną liczbę kierowców, wybrany dzień i godzinę pokazu oraz adres podstrony, z której wysyłasz formularz;

• informację o zgodzie na kontakt: jej treść oraz datę i godzinę jej udzielenia;

• dane służące ochronie formularza przed nadużyciami: skrót adresu IP, informację o przeglądarce (User-Agent) oraz skrót numeru telefonu, którego używamy do liczenia zgłoszeń.

W bazie zgłoszeń nie zapisujemy adresu IP ani numeru telefonu używanego do liczenia zgłoszeń w jawnej postaci, tylko ich skróty. Skrót pozwala rozpoznać powtarzające się zgłoszenia i nadal jest daną osobową. Adres IP w jawnej postaci trafia do dzienników technicznych Google, które przechowujemy zgodnie z pkt 3.7.

4.3. Kontakt w inny sposób. Gdy piszesz do nas e-mailem, dzwonisz, wysyłasz list lub korzystasz z adresu do doręczeń elektronicznych, przetwarzamy dane, które nam przekazujesz, zwykle imię i nazwisko, adres e-mail lub numer telefonu, nazwę firmy oraz treść wiadomości.

4.4. Cele i podstawy prawne.

Zgoda na kontakt, którą zaznaczasz w formularzu, dotyczy używania telefonu i poczty e-mail do kontaktu z Tobą. Nie jest ona podstawą przetwarzania danych w rozumieniu RODO. Możesz ją wycofać w każdej chwili, pisząc na adres kontakt@fleetify.pl. Po wycofaniu zgody nie będziemy kontaktować się z Tobą telefonicznie ani e-mailem, chyba że sam się do nas zwrócisz. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem kontaktu sprzed jej wycofania. Informacji handlowych o innych usługach nie wysyłamy bez odrębnej zgody.

4.5. Odbiorcy. Dane przekazujemy następującym podmiotom przetwarzającym, które działają na nasze zlecenie:

• Google (usługi Firebase i Google Cloud): funkcja serwerowa przyjmująca zgłoszenia oraz baza danych, w której je zapisujemy;

• Resend, Inc. (USA): usługa wysyłki poczty e-mail; przez nią wysyłamy powiadomienie o nowym zgłoszeniu, zawierające pełną treść zgłoszenia, na naszą skrzynkę pocztową kontakt@fleetify.pl;

• dostawca usługi poczty e-mail, w której prowadzimy skrzynkę kontakt@fleetify.pl: przechowuje wiadomości, które do nas wysyłasz, i powiadomienia o zgłoszeniach.

Dostęp do danych mają też nasi upoważnieni pracownicy i współpracownicy (sekcja 12).

4.6. Przekazywanie poza EOG. Resend, Inc. ma siedzibę w USA i dane mogą być przetwarzane w USA. Zabezpieczenia opisujemy w sekcji 10.

4.7. Jak długo przechowujemy dane. Dane usuwamy po upływie okresów wskazanych poniżej. Przegląd i usuwanie danych, których okres przechowywania upłynął, przeprowadzamy co najmniej raz w miesiącu, dlatego dane mogą być przechowywane do jednego miesiąca dłużej niż wskazany okres.

• dane zgłoszenia i korespondencji: 12 miesięcy od ostatniego kontaktu w danej sprawie; jeżeli zawrzesz z nami umowę, dane potrzebne do jej wykonania przetwarzamy dalej zgodnie z sekcją 6;

• informację o udzieleniu i wycofaniu zgody na kontakt: przez ten sam okres;

• liczniki zgłoszeń służące ochronie przed nadużyciami: nie dłużej niż 30 dni od ich utworzenia;

• dane potrzebne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń: do zakończenia sprawy.

4.8. Czy musisz podać dane. Podanie danych jest dobrowolne. Bez imienia, nazwy firmy, numeru telefonu i zgody na kontakt nie wyślesz formularza, więc nie umówimy pokazu. NIP i adres e-mail możesz pominąć.

4.9. Zautomatyzowane decyzje. Nie podejmujemy decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywołują wobec Ciebie skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Ciebie wpływają. Formularz automatycznie ogranicza liczbę zgłoszeń wysyłanych w krótkim czasie z jednego adresu IP i dla jednego numeru telefonu. Jeżeli z tego powodu nie możesz wysłać zgłoszenia, napisz na adres kontakt@fleetify.pl.

5. Czat na stronie fleetify.pl

5.1. Administrator. Administratorem danych jest fleetify.

5.2. Rozmawiasz z systemem sztucznej inteligencji. Na czacie odpowiada asystent oparty na sztucznej inteligencji (AI), a nie człowiek. Informację o tym pokazujemy w oknie czatu zgodnie z art. 50 ust. 1 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2024/1689 (akt w sprawie sztucznej inteligencji). Asystent korzysta z modelu językowego Claude dostarczanego przez Anthropic i odpowiada na podstawie przygotowanych przez nas informacji o fleetify i cenniku. Odpowiedzi powstają automatycznie i mogą być niepełne lub błędne. Asystent nie udziela porad podatkowych, prawnych ani księgowych i nie podejmuje decyzji w Twojej sprawie. Może zaproponować umówienie pokazu (wtedy stosujemy sekcję 4) albo przekazać zapis rozmowy e-mailem osobie z naszego zespołu (pkt 5.7).

5.3. Czego nie wpisywać. Nie wpisuj do czatu numeru NIP, numeru PESEL, danych karty płatniczej, haseł, informacji o zdrowiu ani danych kierowców lub innych osób. Asystent nie potrzebuje tych danych i nie prosi o nie. Jeżeli chcesz, żebyśmy się z Tobą skontaktowali, skorzystaj z formularza pokazu (sekcja 4) albo napisz na adres kontakt@fleetify.pl.

5.4. Jakie dane przetwarzamy.

• treść Twoich wiadomości (każda do 1200 znaków) oraz odpowiedzi asystenta, z datą i godziną;

• losowy identyfikator rozmowy i adres podstrony, z której piszesz;

• skrót adresu IP, tworzony tak jak w pkt 4.2, oraz informację o przeglądarce (User-Agent);

• informacje techniczne o przebiegu rozmowy, na przykład liczbę wiadomości oraz to, czy asystent zaproponował pokaz lub przekazał zapis rozmowy;

• informacje, które asystent zapisuje, gdy proponuje pokaz lub przekazuje zapis rozmowy osobie z naszego zespołu: czego dotyczy zainteresowanie (flota albo jednoosobowa działalność), liczbę kierowców, powód przekazania rozmowy i jej krótkie podsumowanie.

5.5. Cele i podstawy prawne.

Nie wykorzystujemy rozmów do trenowania modeli sztucznej inteligencji.

5.6. Odbiorcy. Dane przekazujemy następującym podmiotom przetwarzającym, które działają na nasze zlecenie:

• Anthropic (dostawca modelu Claude, USA): otrzymuje przygotowane przez nas instrukcje i informacje o fleetify oraz treść bieżącej rozmowy (do 40 wiadomości z tej rozmowy); nie przekazujemy mu adresu IP, jego skrótu ani informacji o przeglądarce; zgodnie z warunkami umowy z nami Anthropic przetwarza te dane w celu świadczenia nam usługi, a w zakresie przewidzianym w tych warunkach także w celu zapewnienia bezpieczeństwa usługi i wykrywania nadużyć, i nie wykorzystuje ich do trenowania modeli;

• Google (usługi Firebase i Google Cloud): obsługa czatu i przechowywanie zapisu rozmowy;

• Resend, Inc. (USA): gdy asystent przekazuje zapis rozmowy, wysyłamy go e-mailem wraz z podsumowaniem na naszą skrzynkę pocztową; gdy asystent nie może odpowiedzieć z powodu błędu albo odmowy modelu, wysyłamy tą drogą powiadomienie z identyfikatorem rozmowy;

• dostawca usługi poczty e-mail, w której prowadzimy skrzynkę kontakt@fleetify.pl, jak w pkt 4.5.

Dostęp do danych mają też nasi upoważnieni pracownicy i współpracownicy (sekcja 12).

5.7. Przekazanie zapisu rozmowy naszemu zespołowi. Asystent może przekazać zapis rozmowy e-mailem osobie z naszego zespołu. Po przekazaniu asystent przestaje odpowiadać. W oknie czatu nie odpowiadamy jako ludzie. Wiadomości wysłane po przekazaniu rozmowy zapisujemy, ale nie wysyłamy o nich powiadomień. Jeżeli chcesz otrzymać odpowiedź od człowieka, skorzystaj z formularza pokazu (sekcja 4) albo napisz na adres kontakt@fleetify.pl.

5.8. Przekazywanie poza EOG. Anthropic przetwarza dane w USA. Resend, Inc. ma siedzibę w USA i dane mogą być przetwarzane w USA. Zabezpieczenia opisujemy w sekcji 10.

5.9. Jak długo przechowujemy dane. Dane usuwamy po upływie okresów wskazanych poniżej. Przegląd i usuwanie danych, których okres przechowywania upłynął, przeprowadzamy co najmniej raz w miesiącu, dlatego dane mogą być przechowywane do jednego miesiąca dłużej niż wskazany okres.

• identyfikator rozmowy w pamięci przeglądarki: do zamknięcia karty lub okna przeglądarki (sekcja 9);

• zapis rozmowy w naszej bazie danych oraz wiadomości e-mail z zapisem rozmowy: 6 miesięcy od ostatniej wiadomości w rozmowie; jeżeli rozmowa dotyczy umówionego pokazu albo zawartej umowy, stosujemy okresy z sekcji 4 albo 6;

• liczniki rozmów służące ochronie przed nadużyciami: nie dłużej niż 30 dni od ich utworzenia;

• dane potrzebne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń: do zakończenia sprawy.

Okres, przez który Anthropic może przechowywać dane zapytań po wygenerowaniu odpowiedzi, wynika z umowy z tym dostawcą. Informację o nim przekażemy na wniosek wysłany na adres kontakt@fleetify.pl.

5.10. Czy musisz podać dane. Korzystanie z czatu jest dobrowolne. Bez treści wiadomości asystent nie odpowie.

5.11. Zautomatyzowane decyzje. Odpowiedzi asystenta powstają automatycznie, ale nie podejmujemy na ich podstawie decyzji, które wywołują wobec Ciebie skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Ciebie wpływają. Nie profilujemy osób korzystających z czatu.

6. Konto klienta w panelu

6.1. Kogo dotyczy ta sekcja. Sekcja dotyczy:

• właściciela konta, który zawiera umowę we własnym imieniu (jednoosobowa działalność gospodarcza) albo w imieniu firmy;

• członków zespołu klienta, których właściciel konta zaprosił do panelu (role „Menedżer” i „Wsparcie”);

• osób, które kontaktują się z nami w imieniu klienta.

6.2. Administrator. Administratorem danych opisanych w tej sekcji jest fleetify. Dane kierowców, pracowników i innych osób, które klient wprowadza do panelu, przetwarzamy w imieniu klienta (sekcja 7). Jeżeli prowadzisz jednoosobową działalność i korzystasz z panelu do rozliczeń własnej działalności (na przykład składek ZUS, ryczałtu, PIT-28 lub JPK_EWP), Twoje własne dane przetwarzamy jako administrator, w celu wykonania umowy z Tobą.

6.3. Jakie dane przetwarzamy.

• dane rejestracyjne: imię, nazwisko, adres e-mail, numer telefonu i NIP firmy;

• hasło: przechowuje je usługa uwierzytelniania Firebase Authentication (Google) w postaci skrótu; nie mamy wglądu w treść hasła;

• dane z konta Google, jeżeli logujesz się przez Google: adres e-mail, imię i nazwisko (nazwa wyświetlana), identyfikator konta Google oraz adres zdjęcia profilowego, jeżeli konto Google je zawiera;

• dane firmy: nazwa, adres, telefon, adres e-mail i NIP oraz dane pobrane z rejestrów publicznych (pkt 6.5);

• dane zespołu: adres e-mail zaproszonej osoby, jej rola, informacja o tym, kto ją zaprosił, termin ważności zaproszenia oraz dane konta członka zespołu;

• dane subskrypcji i płatności: wybrany plan, paczki miejsc, dodatki, status subskrypcji i okresu próbnego, identyfikatory klienta, subskrypcji i faktur w systemie Stripe oraz historia płatności; danych karty płatniczej nie otrzymujemy, ponieważ podajesz je bezpośrednio na stronie płatności Stripe;

• dane dodatków i programów: status dodatku Asystent AI i liczba odpowiedzi asystenta w miesiącu, punkty w programie punktów oraz zamówienia w sklepie za punkty wraz z adresem e-mail do kontaktu;

• dane wyświetlane w panelu kierowcy: nazwa firmy, adres, telefon kontaktowy oraz własna domena panelu kierowcy (pkt 6.6);

• dane modułu KSeF: informacja o uprawnieniach, które nadajesz w KSeF numerowi NIP wskazanemu w panelu, oraz dane faktur pobieranych i wystawianych w module;

• jeżeli prowadzisz jednoosobową działalność i rozliczasz w panelu własną działalność: dane potrzebne do wyliczenia Twoich składek i podatku, prowadzenia ewidencji przychodów, przygotowania zeznania PIT-28 i pliku JPK_EWP oraz wystawiania Twoich faktur, w tym NIP lub PESEL, data urodzenia, adres, kwoty przychodów oraz kwota przychodu podawana w celu autoryzacji wysyłki deklaracji;

• korespondencja z nami, reklamacje i wnioski;

• dane w dziennikach technicznych usług: data i godzina operacji, identyfikator konta, adres e-mail, dane przetwarzane w danej operacji, a w niektórych przypadkach adres IP.

6.4. Cele i podstawy prawne.

Informacji handlowych nie wysyłamy bez Twojej zgody.

6.5. Skąd mamy dane, jeżeli nie od Ciebie.

• jeżeli jesteś członkiem zespołu klienta, Twój adres e-mail i rolę przekazał nam właściciel konta, wysyłając Ci zaproszenie;

• jeżeli logujesz się przez Google, dane konta Google otrzymujemy od Google;

• dane firmy możemy pobrać na podstawie jej numeru NIP z rejestru REGON prowadzonego przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego oraz z wykazu podatników VAT (tak zwanej białej listy) prowadzonego przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej, który obejmuje między innymi status podatnika VAT i numery rachunków bankowych.

6.6. Dane publicznie dostępne w panelu kierowcy. Nazwa firmy, adres i telefon z danych firmy w panelu są wyświetlane w panelu kierowcy klienta. Może je odczytać każdy, także bez logowania, kto zna numer NIP klienta albo adres jego własnej domeny panelu kierowcy. Kopia tych danych powstaje przy pierwszym otwarciu ustawień panelu kierowcy albo przy podłączeniu własnej domeny i nie zmienia się sama po zmianie danych firmy; zaktualizujemy ją albo usuniemy w ciągu 5 dni roboczych od wiadomości wysłanej na adres kontakt@fleetify.pl. Jeżeli prowadzisz jednoosobową działalność, wpisz w danych firmy tylko adres i telefon, których publiczne udostępnienie akceptujesz. Dane te służą kierowcom do rozpoznania firmy i kontaktu z nią, a podstawą ich udostępnienia jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO albo art. 6 ust. 1 lit. f RODO, według zasad z pkt 6.4.

6.7. Odbiorcy.

• Google (usługi Firebase i Google Cloud) jako podmiot przetwarzający: uwierzytelnianie, bazy danych, przechowywanie plików, funkcje serwerowe, dzienniki techniczne, zestawienia danych rozliczeniowych (BigQuery) oraz model AI (Vertex AI);

• Google jako odrębny administrator, jeżeli logujesz się kontem Google; zasady przetwarzania danych konta Google opisuje polityka prywatności Google;

• Stripe Payments Europe, Limited (Irlandia): obsługa płatności i subskrypcji; przekazujemy adres e-mail, imię i nazwisko, numer telefonu, NIP firmy (jako identyfikator podatkowy i jako identyfikator firmy w danych płatności) oraz nazwę planu; dane karty podajesz bezpośrednio Stripe; Stripe działa jako podmiot przetwarzający, a w zakresie własnych obowiązków prawnych, takich jak przeciwdziałanie oszustwom i praniu pieniędzy, jako odrębny administrator;

• Plus Five Five, Inc. (Resend), dostawca usługi wysyłki poczty e-mail, przez którego wysyłamy wiadomości z panelu, jako podmiot przetwarzający;

• dostawca usługi poczty e-mail, w której prowadzimy skrzynkę kontakt@fleetify.pl, jako podmiot przetwarzający, gdy piszesz do nas e-mailem;

• Prezes Głównego Urzędu Statystycznego (rejestr REGON) oraz Szef Krajowej Administracji Skarbowej (wykaz podatników VAT): otrzymują numer NIP w zapytaniu o dane firmy;

• Ministerstwo Finansów, jeżeli korzystasz z modułu KSeF albo z wysyłki deklaracji PIT-28 i JPK_EWP: moduły te łączą się obecnie wyłącznie ze środowiskami testowymi Ministerstwa Finansów, więc wysłane dane nie trafiają do urzędu skarbowego i nie wywołują skutków podatkowych;

• podmiot, który realizuje usługę wybraną w programie punktów: przekazujemy mu dane potrzebne do realizacji zamówienia, zwykle adres e-mail do kontaktu, wyłącznie za Twoją zgodą wyrażoną przed realizacją zamówienia (§ 30 ust. 4 Regulaminu); podmiot ten przetwarza te dane jako odrębny administrator;

• członkowie zespołu klienta w zakresie nadanych im uprawnień oraz właściciel konta, który widzi dane członków zespołu;

• organy publiczne, jeżeli obowiązek przekazania danych wynika z przepisów prawa.

6.8. Przekazywanie poza EOG. Część funkcji serwerowych panelu działa w centrum danych Google w regionie us-central1 (Iowa, USA). Dotyczy to w szczególności rejestracji konta i utworzenia klienta w systemie Stripe, obsługi płatności i subskrypcji, sprawdzania danych w rejestrach publicznych, zaproszeń do zespołu, importu wyciągów z platform, rozliczeń tygodniowych, tworzenia plików PDF umów, deklaracji, asystenta AI oraz codziennych zestawień e-mail. Dane przetwarzane przez te funkcje są przekazywane do USA. Stripe może przetwarzać dane także w USA. Zabezpieczenia opisujemy w sekcji 10.

6.9. Jak długo przechowujemy dane. Dane usuwamy po upływie okresów wskazanych poniżej. Przegląd i usuwanie danych, których okres przechowywania upłynął, przeprowadzamy co najmniej raz w miesiącu, dlatego dane mogą być przechowywane do jednego miesiąca dłużej niż wskazany okres, chyba że poniżej podajemy konkretny termin usunięcia.

• dane konta, firmy i zespołu oraz Twoje własne dane wprowadzone do panelu: przez czas obowiązywania umowy, a po jej zakończeniu przez 60-dniowy okres pobrania danych (§ 29 Regulaminu); usuwamy je w ciągu 30 dni po upływie tego okresu, a jeżeli w tym okresie złożono wniosek o wydanie danych, w ciągu 30 dni po ich wydaniu, z zastrzeżeniem kolejnych punktów;

• faktury i inne dokumenty rozliczeniowe: przez okres wymagany przepisami podatkowymi i przepisami o rachunkowości, co do zasady 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku;

• dane potrzebne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń: do upływu terminu przedawnienia roszczeń, który wynosi 3 albo 6 lat, zależnie od rodzaju roszczenia, i kończy się z ostatnim dniem roku kalendarzowego (art. 118 Kodeksu cywilnego), a w razie sporu do jego zakończenia;

• zaproszenia do zespołu: wygasają po 7 dniach od wysłania;

• dane konta członka zespołu po odebraniu mu dostępu: do usunięcia konta klienta albo wcześniej, na wniosek członka zespołu wysłany na adres kontakt@fleetify.pl, który realizujemy w ciągu 30 dni; dane, które członek zespołu wprowadził do panelu, pozostają w panelu klienta;

• kopie wiadomości e-mail w systemie wysyłki: 90 dni od wysłania;

• dzienniki techniczne: nie dłużej niż 30 dni, chyba że są potrzebne do wyjaśnienia incydentu bezpieczeństwa.

Panel nie ma obecnie funkcji samodzielnego usunięcia konta. Właściciel konta może zażądać usunięcia konta klienta, pisząc na adres kontakt@fleetify.pl z adresu e-mail przypisanego do konta. Wniosek realizujemy w ciągu 30 dni, z wyjątkiem danych, które musimy przechowywać dłużej zgodnie z tym punktem.

6.10. Czy musisz podać dane. Podanie imienia, nazwiska, adresu e-mail, numeru telefonu, NIP i hasła jest warunkiem założenia konta i zawarcia umowy. Podanie danych karty na stronie płatności Stripe jest warunkiem rozpoczęcia okresu próbnego i korzystania z płatnej subskrypcji. Obowiązek podania danych potrzebnych do wystawienia faktury wynika z przepisów o podatku od towarów i usług. Pozostałe dane podajesz dobrowolnie, ale bez nich niektóre funkcje panelu mogą nie działać.

6.11. Zautomatyzowane decyzje. System automatycznie:

• wstrzymuje dostęp do funkcji panelu po nieudanej płatności; dane pozostają w panelu, a dostęp jest przywracany po udanej płatności;

• przyznaje 7-dniowy okres próbny tylko przy pierwszej subskrypcji firmy o danym numerze NIP;

• odrzuca rejestrację numeru NIP, który jest już przypisany do innego konta.

Decyzje te są niezbędne do zawarcia lub wykonania umowy (art. 22 ust. 2 lit. a RODO). Każdą z nich możesz zakwestionować, przedstawić swoje stanowisko i żądać, żeby sprawę sprawdził człowiek, pisząc na adres kontakt@fleetify.pl. Nie profilujemy użytkowników panelu.

7. Kierowcy i inne osoby, których dane partner flotowy wprowadza do panelu

7.1. Kto jest administratorem. Partner flotowy decyduje, czyje dane i w jakim celu wprowadza do panelu, dlatego jest administratorem tych danych. My przetwarzamy je w jego imieniu jako podmiot przetwarzający, na podstawie umowy powierzenia zawartej zgodnie z art. 28 RODO i wyłącznie na udokumentowane polecenie partnera. Poza zakresem opisanym w pkt 8.2 nie wykorzystujemy tych danych do własnych celów. Wzór umowy powierzenia publikujemy na stronie fleetify.pl.

7.2. Kogo dotyczy ta sekcja. Sekcja dotyczy w szczególności:

• kierowców współpracujących z partnerem flotowym, także tych, którzy korzystają z panelu kierowcy;

• pracowników i współpracowników partnera ujętych w module kadr;

• osób wymienionych w dokumentach pojazdów i na fakturach obsługiwanych w panelu;

• osób poleconych przez kierowców w programie poleceń;

• osób piszących w czacie i zgłoszeniach panelu kierowcy.

7.3. Jakie dane przetwarzamy. Zakres danych zależy od funkcji, z których korzysta partner. Mogą to być:

• dane identyfikacyjne: imię i nazwisko, numer PESEL, data urodzenia i płeć (wyliczane z numeru PESEL), obywatelstwo, identyfikatory w aplikacjach Uber, Bolt i FreeNow;

• dane kontaktowe: numer telefonu, adres e-mail, adres zamieszkania i adres do korespondencji;

• dane o zatrudnieniu i współpracy: rodzaj i okresy umów, treść umów i ich pliki PDF (mogą zawierać numer PESEL i adres), obraz podpisu złożonego na ekranie, oddział NFZ, status studenta, dane do zgłoszeń ZUS, urząd skarbowy;

• dane o rozliczeniach: zarobki z platform przewozowych pochodzące z wyciągów przesłanych przez partnera (między innymi liczba kursów, kwoty, prowizje i gotówka), opłaty za samochód, potrącenia (w tym kaucje, kary i zajęcia komornicze), podatek, saldo, przelewy, numer rachunku bankowego, faktury, dane do deklaracji podatkowych;

• dane o dokumentach i uprawnieniach: numery oraz daty ważności lub wydania badań lekarskich i psychologicznych, prawa jazdy, zaświadczenia o niekaralności, karty pobytu lub wizy;

• skany i zdjęcia przesyłane w panelu kierowcy: dowodu osobistego (obie strony), zaświadczenia o niekaralności, zaświadczeń o badaniach lekarskich i psychologicznych, dowodu rejestracyjnego i polisy ubezpieczeniowej pojazdu oraz zdjęcie profilowe;

• dane pojazdów: marka, model, rok produkcji, numer VIN, numer rejestracyjny i dokumenty pojazdu;

• treść komunikacji: wiadomości i załączniki w czacie i zgłoszeniach między kierowcą a partnerem oraz odpowiedzi asystenta AI;

• dane osób poleconych: imię i nazwisko, numer telefonu i adres e-mail oraz dane polecającego kierowcy.

Zaświadczenie o niekaralności zawiera dane dotyczące wyroków skazujących i czynów zabronionych (art. 10 RODO), a zaświadczenia o badaniach lekarskich i psychologicznych mogą ujawniać informacje o zdrowiu (art. 9 RODO). Partner flotowy może przetwarzać takie dane tylko wtedy, gdy pozwalają na to przepisy prawa.

7.4. Skąd mamy dane. Dane pochodzą od partnera flotowego (wprowadza je do panelu albo przesyła pliki z wyciągami z platform Uber, Bolt i FreeNow), od samego kierowcy (panel kierowcy) albo od innego kierowcy (program poleceń).

7.5. Cele i podstawy prawne. Cele i podstawy prawne przetwarzania ustala partner flotowy jako administrator. Panel służy mu między innymi do rozliczeń z kierowcami, prowadzenia kadr i zgłoszeń ZUS, pilnowania terminów ważności dokumentów, zarządzania flotą, obsługi faktur i kontaktu z kierowcami. Partner powinien przekazać Ci informacje wymagane przez art. 13 lub art. 14 RODO. Pytania o cele i podstawy prawne kieruj do partnera.

7.6. Co robimy z danymi w imieniu partnera. Na polecenie partnera:

• przechowujemy dane i udostępniamy je w panelu osobom, którym partner nadał dostęp;

• wyliczamy rozliczenia tygodniowe i salda na podstawie wyciągów z platform oraz przechowujemy oryginalne pliki wyciągów w archiwum;

• tworzymy pliki umów w formacie PDF, pliki zgłoszeń ZUS oraz deklaracje;

• wysyłamy wiadomości e-mail, na przykład powiadomienie kierowcy o gotowym rozliczeniu oraz zestawienia terminów ważności dokumentów wysyłane partnerowi;

• w module KSeF pobieramy faktury otrzymane przez partnera i przesyłamy faktury wystawione przez partnera; moduł łączy się obecnie wyłącznie ze środowiskiem testowym KSeF Ministerstwa Finansów;

• jeżeli partner włączył dodatek Asystent AI, przekazujemy wybrane dane do modelu AI, który odpowiada kierowcom w czacie (pkt 7.7).

7.7. Asystent AI w czacie kierowcy. Jeżeli partner flotowy włączył dodatek Asystent AI, na wiadomości kierowcy w czacie może odpowiadać asystent oparty na sztucznej inteligencji, a nie człowiek. Asystent korzysta z modelu Gemini w usłudze Vertex AI (Google). Do przygotowania odpowiedzi przekazujemy modelowi: nazwę firmy partnera, imię i nazwisko kierowcy, dane z ostatnich 3 tygodni rozliczeń (okres, liczba kursów, kwota do wypłaty, gotówka, podatek, status), saldo, 5 ostatnich faktur (numer, kwota, status), 12 ostatnich wiadomości z rozmowy, notatki z bazy wiedzy partnera oraz pytanie kierowcy. Asystent nie otrzymuje danych z modułu kadr, takich jak numer PESEL, adres czy numer rachunku bankowego. Jeżeli sprawa wymaga człowieka, asystent tworzy zgłoszenie dla partnera. Odpowiedzi asystenta mogą być niepełne lub błędne i nie są decyzjami partnera.

7.8. Dalsze podmioty przetwarzające. Za zgodą partnera wyrażoną w umowie powierzenia korzystamy z następujących dalszych podmiotów przetwarzających:

• Google (usługi Firebase i Google Cloud, w tym Vertex AI i Cloud Vision): infrastruktura, bazy danych, pliki, funkcje serwerowe, model AI i odczyt tekstu z faktur;

• Plus Five Five, Inc. (Resend): wysyłka wiadomości e-mail z panelu;

• OpenAI: odczyt danych z faktur dodawanych w panelu kierowcy (pkt 8.5).

Zamkniętą listę dalszych podmiotów przetwarzających, z nazwami, siedzibami i lokalizacją przetwarzania, zawiera Załącznik 1 do umowy powierzenia. O planowanych zmianach tej listy informujemy partnerów zgodnie z umową powierzenia.

7.9. Przekazywanie poza EOG. Import wyciągów z platform, rozliczenia tygodniowe, tworzenie plików PDF umów, deklaracje, asystent AI, powiadomienia kierowców i zestawienia e-mail obsługują funkcje serwerowe działające w centrum danych Google w regionie us-central1 (Iowa, USA). OpenAI przetwarza dane w USA. Zabezpieczenia opisujemy w sekcji 10.

7.10. Jak długo przechowujemy dane. Nie usuwamy tych danych automatycznie po upływie określonego czasu. Przechowujemy je przez czas obowiązywania umowy z partnerem flotowym. Usuwamy je na polecenie partnera albo po zakończeniu umowy z partnerem, w sposób i w terminach określonych w umowie powierzenia, chyba że przepisy prawa wymagają ich dalszego przechowywania.

7.11. Jak skorzystać z praw. Z praw opisanych w sekcji 11 korzystaj przede wszystkim u partnera flotowego, który jest administratorem Twoich danych. Jeżeli wyślesz wniosek do nas, niezwłocznie, nie później niż w ciągu 5 dni roboczych, przekażemy go partnerowi i poinformujemy Cię o tym. Bez polecenia partnera nie możemy sami zmienić ani usunąć jego danych, ale pomagamy mu zrealizować Twój wniosek. Jeżeli nie wiesz, który partner przetwarza Twoje dane w panelu, napisz na adres kontakt@fleetify.pl, a pomożemy to ustalić. Masz też prawo wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (pkt 11.4).

7.12. Obowiązki partnera flotowego. Partner flotowy odpowiada za to, żeby miał podstawę prawną do przetwarzania danych wprowadzanych do panelu i żeby poinformował o przetwarzaniu kierowców, pracowników, osoby polecone oraz inne osoby, których dane dotyczą.

7.13. Zautomatyzowane decyzje. Panel automatycznie wylicza rozliczenia i salda, ale decyzje o wypłatach, potrąceniach, zawarciu umowy i współpracy z kierowcą podejmuje partner flotowy. My nie podejmujemy wobec kierowców żadnych decyzji.

8. Panel kierowcy

8.1. Kto jest administratorem. Panel kierowcy udostępniamy partnerom flotowym do współpracy z kierowcami. Administratorem Twoich danych w panelu kierowcy (konta, dokumentów, rozliczeń, umów i wiadomości) jest partner flotowy, do którego panelu się rejestrujesz lub logujesz. Nazwę partnera i jego dane kontaktowe widzisz w panelu. My przetwarzamy te dane w imieniu partnera, zgodnie z sekcją 7.

8.2. Kiedy administratorem jest fleetify. Jesteśmy administratorem Twoich danych tylko w następującym zakresie:

Dzienniki techniczne przechowujemy nie dłużej niż 30 dni, chyba że są potrzebne do wyjaśnienia incydentu bezpieczeństwa. W tym zakresie wnioski dotyczące danych kieruj do nas (sekcja 11).

8.3. Konto w panelu kierowcy. Przy rejestracji podajesz imię, nazwisko, adres e-mail, numer telefonu i hasło. Możesz też zalogować się przez Google: wtedy otrzymujemy od Google adres e-mail, imię i nazwisko oraz identyfikator konta Google, a Google dowiaduje się, że logujesz się do panelu kierowcy. Po rejestracji konto trafia do partnera flotowego ze statusem „Wymagana weryfikacja”. Do czasu zatwierdzenia konta przez partnera nie widzisz w panelu rozliczeń, umów ani dokumentów. Osoby, którym partner nadał dostęp do panelu, widzą Twoje dane i przesłane przez Ciebie dokumenty.

8.4. Dane, które przekazujesz w panelu kierowcy. W zależności od wymagań partnera flotowego możesz przekazać w panelu:

• dane samochodu, jeżeli jeździsz własnym autem: markę, model, rok produkcji, numer VIN, numer rejestracyjny oraz skany dowodu rejestracyjnego i polisy ubezpieczeniowej;

• skany zaświadczenia o niekaralności, zaświadczeń o badaniach lekarskich i psychologicznych, dowodu osobistego (obie strony) oraz zdjęcie profilowe;

• numer PESEL, adres, obywatelstwo, numer rachunku bankowego i urząd skarbowy;

• podpis pod umową: podpis złożony palcem lub myszą na ekranie zapisujemy jako obraz razem z datą i godziną pobraną z Twojego urządzenia; taki podpis nie jest kwalifikowanym podpisem elektronicznym;

• wiadomości i załączniki w czacie i zgłoszeniach do partnera;

• faktury, na przykład za paliwo;

• dane osób, które polecasz w programie poleceń (pkt 8.7).

O tym, które dane są wymagane i do czego ich używa, informuje Cię partner flotowy.

8.5. Odczyt faktury ze zdjęcia. Gdy dodajesz fakturę ze zdjęcia, plik trafia do magazynu plików Google. Następnie Twoja przeglądarka przekazuje adres pliku do usługi Google Cloud Vision, która pobiera obraz i rozpoznaje na nim tekst. Rozpoznany tekst, razem z nazwą i adresem partnera flotowego, przeglądarka przekazuje do modelu GPT-4 firmy OpenAI w USA, który wyodrębnia z niego rodzaj paliwa, kwoty, VAT, NIP sprzedawcy, numer faktury, datę zakupu i numer rejestracyjny. Faktura może zawierać Twoje dane, na przykład imię i nazwisko lub numer rejestracyjny samochodu.

8.6. Asystent AI. Jeżeli partner flotowy włączył dodatek Asystent AI, na Twoje wiadomości w czacie może odpowiadać asystent oparty na sztucznej inteligencji, a nie człowiek. Zakres danych, które otrzymuje asystent, opisujemy w pkt 7.7.

8.7. Program poleceń. Jeżeli polecasz partnerowi flotowemu inną osobę, podajesz jej imię i nazwisko, numer telefonu i adres e-mail. Administratorem tych danych jest partner flotowy. Poinformuj tę osobę, że przekazujesz jej dane partnerowi.

8.8. Pamięć przeglądarki. Informacje zapisywane przez panel kierowcy w przeglądarce opisujemy w sekcji 9.

8.9. Przekazywanie poza EOG. Część funkcji serwerowych obsługujących panel kierowcy (między innymi powiadomienia o rozliczeniach, asystent AI i tworzenie plików PDF umów) działa w centrum danych Google w regionie us-central1 (Iowa, USA). OpenAI przetwarza dane w USA. Zabezpieczenia opisujemy w sekcji 10.

8.10. Jak długo przechowujemy dane. Dane, których administratorem jest partner flotowy, przechowujemy zgodnie z pkt 7.10. Dane, których administratorem jesteśmy my, przechowujemy zgodnie z pkt 8.2 i sekcją 4.

8.11. Czy musisz podać dane. Podanie danych przy rejestracji jest warunkiem założenia konta w panelu kierowcy. O tym, czy podanie innych danych i dokumentów jest wymagane do współpracy, decyduje i informuje partner flotowy.

8.12. Zautomatyzowane decyzje. Nie podejmujemy wobec użytkowników panelu kierowcy decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu i nie profilujemy ich.

9. Pamięć przeglądarki i pliki cookies

9.1. Zasada. Nasze strony zapisują w przeglądarce tylko informacje potrzebne do działania usługi, z której korzystasz, albo do zapamiętania wyboru, którego sam dokonujesz. Zgodnie z art. 399 ust. 3 PKE takie zapisy nie wymagają zgody. Nie używamy plików cookies ani innych technologii zapisu w przeglądarce do celów analitycznych, reklamowych ani śledzenia, dlatego nie wyświetlamy okna z prośbą o zgodę. Jeżeli to się zmieni, najpierw poprosimy o zgodę i zaktualizujemy tę politykę.

9.2. Wykaz zapisów.

9.3. Logowanie na wspólnym urządzeniu. Po zalogowaniu do panelu lub panelu kierowcy pozostajesz zalogowany na danym urządzeniu także po zamknięciu przeglądarki, dopóki się nie wylogujesz. Jeżeli korzystasz z cudzego lub wspólnego urządzenia, wyloguj się po zakończeniu pracy.

9.4. Logowanie przez Google. Jeżeli logujesz się przez Google, otwiera się okno Google, które korzysta z własnych plików cookies Google na zasadach opisanych w polityce prywatności Google.

9.5. Jak zarządzać zapisami. Możesz usunąć lub zablokować zapisy w ustawieniach przeglądarki. Usunięcie zapisów spowoduje wylogowanie i powrót do domyślnego motywu i języka. Zablokowanie zapisów może uniemożliwić logowanie do panelu i korzystanie z czatu.

10. Odbiorcy danych i przekazywanie danych poza EOG

10.1. Zasady udostępniania danych. Dane udostępniamy wyłącznie:

• podmiotom przetwarzającym, które działają na nasze zlecenie na podstawie umów powierzenia i mogą używać danych tylko do świadczenia nam usług;

• odrębnym administratorom, gdy jest to potrzebne do świadczenia usługi, o którą prosisz (na przykład Stripe w zakresie własnych obowiązków prawnych albo Google przy logowaniu kontem Google);

• organom publicznym, gdy wynika to z przepisów prawa albo gdy korzystasz z funkcji, która łączy się z rejestrem lub systemem publicznym.

Nie sprzedajemy danych osobowych.

10.2. Dostawcy, z których korzystamy.

10.3. Zabezpieczenia przy przekazywaniu danych poza EOG. Przekazując dane do USA, opieramy się na:

• decyzji wykonawczej Komisji (UE) 2023/1795 z dnia 10 lipca 2023 r. stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony danych osobowych w ramach EU-US Data Privacy Framework, jeżeli odbiorca uczestniczy w tym programie; wykaz uczestników jest dostępny na stronie dataprivacyframework.gov;

• standardowych klauzulach umownych przyjętych decyzją wykonawczą Komisji (UE) 2021/914 z dnia 4 czerwca 2021 r., zawartych w umowie z odbiorcą, jeżeli odbiorca nie uczestniczy w tym programie.

Kopię zastosowanych zabezpieczeń albo informację o tym, gdzie są dostępne, przekażemy na wniosek wysłany na adres kontakt@fleetify.pl.

10.4. Dane rejestrowe dostawców. Pełne nazwy i adresy podmiotów, z którymi zawarliśmy umowy, przekażemy na wniosek wysłany na adres kontakt@fleetify.pl.

11. Twoje prawa

11.1. W zakresie, w jakim jesteśmy administratorem Twoich danych, masz prawo:

• dostępu do danych i otrzymania ich kopii (art. 15 RODO);

• sprostowania nieprawidłowych danych i uzupełnienia niekompletnych (art. 16 RODO);

• usunięcia danych (art. 17 RODO), jeżeli nie mamy już podstawy do ich przetwarzania;

• ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO);

• przenoszenia danych, które nam przekazałeś, jeżeli przetwarzamy je na podstawie umowy w sposób zautomatyzowany (art. 20 RODO);

• sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie (art. 21 RODO): po wniesieniu sprzeciwu przestaniemy przetwarzać dane w tym celu, chyba że wykażemy ważne prawnie uzasadnione podstawy, które są nadrzędne wobec Twoich interesów, praw i wolności, albo dane są nam potrzebne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń;

• wycofania zgody na kontakt telefoniczny i e-mailowy (pkt 4.4) w każdej chwili, bez wpływu na zgodność z prawem kontaktu sprzed wycofania.

11.2. Jak złożyć wniosek. Wniosek wyślij na adres kontakt@fleetify.pl albo na adres do doręczeń elektronicznych AE:PL-57225-75013-SIEED-26. Odpowiemy bez zbędnej zwłoki, nie później niż w ciągu miesiąca od otrzymania wniosku. W razie potrzeby, ze względu na skomplikowany charakter lub liczbę wniosków, możemy wydłużyć ten termin o kolejne dwa miesiące, o czym poinformujemy Cię w ciągu miesiąca od otrzymania wniosku. Obsługa wniosków jest bezpłatna, chyba że wnioski są ewidentnie nieuzasadnione lub nadmierne (art. 12 ust. 5 RODO). Jeżeli będziemy mieć uzasadnione wątpliwości, kim jesteś, możemy poprosić o dodatkowe informacje potrzebne do potwierdzenia tożsamości.

11.3. Dane przetwarzane w imieniu partnera flotowego. Jeżeli wniosek dotyczy danych opisanych w sekcji 7 lub danych w panelu kierowcy, których administratorem jest partner flotowy, postępujemy zgodnie z pkt 7.11.

11.4. Skarga. Masz prawo wnieść skargę do organu nadzorczego, którym w Polsce jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, uodo.gov.pl.

12. Kto ma dostęp do danych i jak je chronimy

12.1. Dostęp do danych mają nasi upoważnieni pracownicy i współpracownicy, w zakresie potrzebnym do utrzymania serwisu, wsparcia technicznego, obsługi klientów i rozliczeń. Każdą z tych osób zobowiązujemy do zachowania poufności.

12.2. Stosujemy środki techniczne i organizacyjne dobrane do ryzyka, zgodnie z art. 32 RODO. Należą do nich między innymi szyfrowane połączenia (HTTPS), uwierzytelnianie użytkowników oraz uprawnienia w panelu zależne od roli nadanej przez właściciela konta.

12.3. Jeżeli dojdzie do naruszenia ochrony danych osobowych, którego jesteśmy administratorem i które może powodować wysokie ryzyko naruszenia Twoich praw lub wolności, zawiadomimy Cię o tym bez zbędnej zwłoki (art. 34 RODO). W przypadku danych przetwarzanych w imieniu partnera flotowego zawiadamiamy partnera zgodnie z umową powierzenia.

13. Zmiany polityki prywatności

13.1. Aktualizujemy politykę, gdy zmieniają się nasze usługi, dostawcy lub przepisy. Każda wersja ma oznaczenie i datę, od której obowiązuje.

13.2. Nową wersję publikujemy na stronie fleetify.pl. O istotnych zmianach dotyczących użytkowników kont w panelu informujemy e-mailem albo w panelu przed wejściem zmian w życie.

13.3. Poprzednie wersje polityki udostępniamy na wniosek wysłany na adres kontakt@fleetify.pl.