Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych

§ 1. Strony, zawarcie i wersja Umowy

1. 1.

   Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych („Umowa”) jest zawierana między:

   1. 1)

      usługobiorcą Usługi, który zawarł Umowę główną i jest oznaczony w Panelu nazwą oraz numerem NIP podanym przy rejestracji, działającym jako administrator danych osobowych („Administrator”), oraz

   2. 2)

      FLEETIFY PROSTA SPÓŁKA AKCYJNA z siedzibą w Warszawie, wpisaną do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0001108695, NIP 7011208274, REGON 528821886, adres do doręczeń elektronicznych: AE:PL-57225-75013-SIEED-26, adres e-mail: kontakt@fleetify.pl („Podmiot przetwarzający”),

   zwanymi dalej łącznie „Stronami”.

2. 2.

   Umowa jest zawierana w wykonaniu art. 28 ust. 3 RODO i stanowi integralną część Umowy głównej.

3. 3.

   Umowa jest zawierana w postaci elektronicznej wraz z Umową główną, przez akceptację Regulaminu i Umowy przy zakładaniu konta Administratora w Panelu, a w przypadku kont założonych przed dniem do uzupełnienia z chwilą akceptacji Umowy w Panelu. Osoba akceptująca Umowę oświadcza, że jest umocowana do jej zawarcia w imieniu Administratora.

4. 4.

   Podmiot przetwarzający może wymagać, aby Właściciel konta potwierdził w Panelu aktualną wersję Umowy przed skorzystaniem z określonych funkcji Usługi, w których wprowadzane są Dane. Do czasu akceptacji Umowy dla konta założonego przed dniem do uzupełnienia Podmiot przetwarzający przetwarza Dane już wprowadzone do Usługi wyłącznie w zakresie ich przechowywania, udostępniania Użytkownikom i Kierowcom oraz wykonania poleceń wydania lub usunięcia Danych.

5. 5.

   Podmiot przetwarzający zapisuje fakt akceptacji Umowy przy zakładaniu konta oraz każde potwierdzenie wersji Umowy w Panelu: identyfikator wersji, datę i godzinę oraz identyfikator konta osoby, która ich dokonała. Zapis jest przechowywany przez czas obowiązywania Umowy, a po jej zakończeniu do upływu terminu przedawnienia roszczeń z niej wynikających.

6. 6.

   Każda wersja Umowy ma odrębny identyfikator. Podmiot przetwarzający udostępnia treść Umowy nieodpłatnie na stronie internetowej fleetify.pl oraz w Panelu, w postaci, która pozwala ją pobrać, zapisać i wydrukować.

§ 2. Definicje

1. 1.

   Pojęcia użyte w Umowie oznaczają:

   1. 1)

      RODO: rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych);

   2. 2)

      Regulamin: regulamin Usługi ustalony przez Podmiot przetwarzający;

   3. 3)

      Umowa główna: umowa o świadczenie Usługi zawarta przez Administratora z Podmiotem przetwarzającym na warunkach Regulaminu;

   4. 4)

      Usługa: usługa fleetify świadczona drogą elektroniczną na podstawie Umowy głównej, obejmująca Panel i Panel Kierowcy;

   5. 5)

      Panel: aplikacja internetowa dla Administratora, dostępna pod adresem partner.fleetify.pl;

   6. 6)

      Panel Kierowcy: aplikacja internetowa dla Kierowców Administratora, dostępna pod adresem kierowca.fleetify.pl, pod innym adresem udostępnionym przez Podmiot przetwarzający albo pod adresem domeny wskazanej przez Administratora;

   7. 7)

      Właściciel konta: osoba, która założyła konto Administratora w Panelu, albo osoba, na którą przeniesiono jej uprawnienia zgodnie z Regulaminem;

   8. 8)

      Użytkownik: Właściciel konta oraz osoba, której Właściciel konta udzielił dostępu do Panelu;

   9. 9)

      Kierowca: osoba fizyczna wykonująca przewozy we współpracy z Administratorem, osoba, której dane Administrator wprowadził do Usługi jako dane kierowcy, albo osoba, która założyła konto w Panelu Kierowcy w ramach konta Administratora;

   10. 10)

       Dane: dane osobowe opisane w § 4, przetwarzane przez Podmiot przetwarzający w imieniu Administratora w ramach Usługi;

   11. 11)

       Dalszy podmiot przetwarzający: inny podmiot przetwarzający w rozumieniu art. 28 ust. 2 i 4 RODO, któremu Podmiot przetwarzający powierza dalsze przetwarzanie Danych;

   12. 12)

       Naruszenie: naruszenie ochrony danych osobowych w rozumieniu art. 4 pkt 12 RODO, które dotyczy Danych;

   13. 13)

       Adres e-mail Administratora: adres e-mail Właściciela konta w rozumieniu Regulaminu, przypisany do konta Administratora w Panelu, podany przy rejestracji albo zmieniony w trybie § 18 ust. 4;

   14. 14)

       Dzień roboczy: dzień od poniedziałku do piątku, z wyjątkiem dni ustawowo wolnych od pracy w Polsce.

2. 2.

   Pojęcia niezdefiniowane w Umowie mają znaczenie nadane im w RODO, a w dalszej kolejności w Regulaminie.

§ 3. Przedmiot, cel i charakter przetwarzania

1. 1.

   Administrator powierza Podmiotowi przetwarzającemu przetwarzanie Danych, a Podmiot przetwarzający zobowiązuje się przetwarzać Dane wyłącznie w celu i w zakresie świadczenia Usługi, na zasadach określonych w Umowie.

2. 2.

   Celem przetwarzania jest umożliwienie Administratorowi korzystania z Usługi, w szczególności:

   1. 1)

      rozliczania Kierowców na podstawie wyciągów z platform przewozowych (Uber, Bolt, FreeNow) wgrywanych do Usługi przez Użytkowników;

   2. 2)

      prowadzenia sald, potrąceń i ewidencji przelewów;

   3. 3)

      prowadzenia ewidencji osób, umów i okresów zatrudnienia oraz przygotowywania dokumentów zgłoszeniowych i rozliczeniowych ZUS;

   4. 4)

      prowadzenia ewidencji pojazdów oraz terminów ważności dokumentów Kierowców i pojazdów;

   5. 5)

      wystawiania i odbierania faktur oraz przygotowywania deklaracji podatkowych, w zakresie, w jakim funkcje te są dostępne w Usłudze;

   6. 6)

      komunikacji z Kierowcami w Panelu Kierowcy, w tym za pośrednictwem asystenta AI, jeżeli Administrator włączy ten dodatek.

3. 3.

   Przetwarzanie odbywa się w sposób zautomatyzowany w systemach informatycznych i obejmuje w szczególności: zbieranie Danych przez formularze Panelu i Panelu Kierowcy, import plików i przechowywanie ich oryginałów, utrwalanie, porządkowanie, strukturyzowanie i łączenie Danych w kartoteki, obliczanie rozliczeń, sald, składek i podatków, generowanie dokumentów, przesyłanie Danych do systemów teleinformatycznych administracji publicznej na polecenie Administratora, wysyłanie powiadomień e-mail, udostępnianie Danych Użytkownikom i Kierowcom, generowanie odpowiedzi przez model sztucznej inteligencji, eksport oraz usuwanie Danych.

4. 4.

   Podmiot przetwarzający nie przetwarza Danych w celach własnych. W szczególności nie wykorzystuje Danych do celów marketingowych, do profilowania ani do trenowania lub ulepszania modeli sztucznej inteligencji i nie wyraża zgody na takie wykorzystanie Danych przez Dalsze podmioty przetwarzające.

5. 5.

   Umowa nie obejmuje danych osobowych, które Podmiot przetwarzający przetwarza jako administrator, w szczególności:

   1. 1)

      danych Właściciela konta i pozostałych Użytkowników w zakresie niezbędnym do zawarcia i wykonania Umowy głównej, rozliczeń za Usługę (w tym z udziałem operatora płatności), kontaktu, zapewnienia bezpieczeństwa kont oraz ustalenia, dochodzenia i obrony roszczeń;

   2. 2)

      danych osób korzystających ze strony internetowej fleetify.pl, w tym z formularza umówienia pokazu i czatu;

   3. 3)

      danych Administratora będącego osobą fizyczną, które dotyczą jego samego i są wprowadzane do Usługi w celu wyliczenia jego składek i podatku, prowadzenia jego ewidencji, przygotowania jego deklaracji i wystawiania jego faktur.

   Zasady przetwarzania tych danych określa polityka prywatności Podmiotu przetwarzającego.

§ 4. Kategorie osób i rodzaje Danych

1. 1.

   Powierzenie obejmuje Dane następujących kategorii osób:

   1. 1)

      Kierowców, w tym osób, które założyły konto w Panelu Kierowcy przed nawiązaniem współpracy z Administratorem;

   2. 2)

      innych osób zatrudnianych przez Administratora na podstawie umowy o pracę, umowy cywilnoprawnej lub innego stosunku prawnego albo zgłaszanych przez Administratora do ubezpieczeń społecznych;

   3. 3)

      Użytkowników, w zakresie identyfikatorów kont i zapisów czynności wykonywanych w Usłudze;

   4. 4)

      osób poleconych przez Kierowców w programie poleceń;

   5. 5)

      osób fizycznych wskazanych w fakturach i innych dokumentach przetwarzanych w Usłudze, w tym kontrahentów Administratora prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą.

2. 2.

   Powierzenie obejmuje następujące rodzaje Danych, w zależności od funkcji Usługi, z których korzysta Administrator:

   1. 1)

      dane identyfikacyjne i kontaktowe: imię, nazwisko, warianty imienia i nazwiska występujące w wyciągach z platform, identyfikatory w platformach przewozowych, adres e-mail, numer telefonu, zdjęcie profilowe;

   2. 2)

      dane konta w Panelu Kierowcy: adres e-mail używany do logowania, dane przekazywane przy logowaniu kontem Google, status konta;

   3. 3)

      dane ewidencyjne i kadrowe: numer PESEL, data urodzenia i płeć ustalane na podstawie numeru PESEL, obywatelstwo, adres zamieszkania i adres korespondencyjny, oddział Narodowego Funduszu Zdrowia, właściwy urząd skarbowy, informacja o statusie studenta, okresy zatrudnienia, rodzaj umowy, kody tytułu ubezpieczenia oraz dane zawarte w dokumentach zgłoszeniowych i rozliczeniowych ZUS;

   4. 4)

      dane dotyczące umów z Kierowcami: treść umów, pliki umów w formacie PDF, obraz podpisu złożonego przez Kierowcę na ekranie urządzenia wraz z datą jego złożenia;

   5. 5)

      dane finansowe: numer rachunku bankowego, przychody z platform przewozowych, liczba kursów, prowizje, gotówka, opłaty za najem pojazdu, potrącenia (w tym kaucje, kary umowne i zajęcia komornicze), kwoty do wypłaty, saldo, przelewy, podatek i składki, faktury Kierowców oraz dane odczytane z tych faktur;

   6. 6)

      oryginalne pliki wyciągów z platform przewozowych, zawierające w szczególności imię i nazwisko, identyfikator kierowcy, numer telefonu, adres e-mail, numer rejestracyjny pojazdu, kwoty oraz dane dotyczące kursów;

   7. 7)

      dane o dokumentach uprawniających do wykonywania przewozów, wprowadzane w Panelu: numer i data ważności prawa jazdy, data wydania zaświadczenia o niekaralności, data ważności orzeczenia lekarskiego, data ważności orzeczenia psychologicznego, numer i data ważności karty pobytu lub wizy;

   8. 8)

      pliki dokumentów przesyłane przez Kierowcę w Panelu Kierowcy: obrazy dowodu osobistego, zaświadczenia o niekaralności, orzeczenia lekarskiego, orzeczenia psychologicznego, dowodu rejestracyjnego i polisy ubezpieczeniowej pojazdu;

   9. 9)

      dane pojazdów powiązanych z Kierowcą: marka, model, rok produkcji, numer VIN, numer rejestracyjny;

   10. 10)

       treść wiadomości, zgłoszeń i załączników wymienianych między Kierowcą a Administratorem, w tym wiadomości kierowanych do asystenta AI i jego odpowiedzi;

   11. 11)

       dane osób poleconych: imię, nazwisko, numer telefonu, adres e-mail, oraz dane Kierowcy, który dokonał polecenia;

   12. 12)

       dane potrzebne do przygotowania i wysłania deklaracji podatkowych Kierowców i innych osób oraz faktur: NIP lub PESEL, imię, nazwisko, data urodzenia, kwota przychodu podawana w celu autoryzacji wysyłki, dane sprzedawców i nabywców zawarte w fakturach;

   13. 13)

       zapisy czynności: identyfikator konta Użytkownika, rodzaj czynności, data i godzina, nazwa pola oraz wskazany powód.

3. 3.

   Dane, o których mowa w ust. 2 pkt 7 i 8, mogą obejmować dane dotyczące zdrowia (art. 9 RODO) oraz dane dotyczące wyroków skazujących i czynów zabronionych (art. 10 RODO). W Panelu wprowadza się wyłącznie informacje wymienione w ust. 2 pkt 7, bez treści dokumentów. Pliki, o których mowa w ust. 2 pkt 8, są przechowywane w postaci, w jakiej zostały przesłane; Podmiot przetwarzający nie analizuje ich treści.

4. 4.

   Administrator może polecić Podmiotowi przetwarzającemu usunięcie plików, o których mowa w ust. 2 pkt 8, dotyczących wszystkich albo wskazanych Kierowców. Podmiot przetwarzający wykonuje takie polecenie w terminie 30 dni od jego otrzymania.

§ 5. Czas trwania Umowy

1. 1.

   Umowa obowiązuje przez czas obowiązywania Umowy głównej.

2. 2.

   Umowa wygasa z chwilą rozwiązania lub wygaśnięcia Umowy głównej. Postanowienia § 8, § 15 i § 17 wiążą Strony po wygaśnięciu Umowy do czasu usunięcia Danych, a obowiązek zachowania poufności także po tej chwili.

3. 3.

   Umowy nie można wypowiedzieć bez wypowiedzenia Umowy głównej, ponieważ świadczenie Usługi wymaga przetwarzania Danych. Oświadczenie Administratora o wypowiedzeniu Umowy uważa się za wypowiedzenie Umowy głównej na zasadach Regulaminu.

4. 4.

   Administrator może rozwiązać Umowę wraz z Umową główną ze skutkiem natychmiastowym, jeżeli Podmiot przetwarzający w istotny sposób narusza Umowę lub RODO i nie usunie naruszenia w terminie 14 dni od otrzymania wezwania wysłanego z Adresu e-mail Administratora.

5. 5.

   Zawieszenie dostępu do Panelu, w szczególności z powodu braku płatności, nie powoduje wygaśnięcia Umowy ani usunięcia Danych.

§ 6. Udokumentowane polecenia

1. 1.

   Podmiot przetwarzający przetwarza Dane wyłącznie na udokumentowane polecenie Administratora, także w zakresie przekazywania Danych do państwa trzeciego, chyba że obowiązek przetwarzania nakłada na niego prawo Unii Europejskiej lub prawo polskie. W takim przypadku przed rozpoczęciem przetwarzania Podmiot przetwarzający informuje Administratora o tym obowiązku prawnym, o ile prawo nie zabrania udzielania takiej informacji z uwagi na ważny interes publiczny.

2. 2.

   Udokumentowanymi poleceniami Administratora są:

   1. 1)

      Umowa wraz z załącznikami;

   2. 2)

      czynności wykonywane w Usłudze przez Użytkowników, w szczególności wprowadzenie, zmiana i usunięcie Danych, wgranie pliku, wygenerowanie lub wysłanie dokumentu, włączenie dodatku asystenta AI, udzielenie lub odebranie dostępu;

   3. 3)

      czynności wykonywane przez Kierowców w Panelu Kierowcy w ramach funkcji dostępnych dla konta Administratora;

   4. 4)

      nadanie w Krajowym Systemie e-Faktur uprawnień na numer NIP wskazany w Panelu, które stanowi polecenie pobierania i wysyłania faktur Administratora w zakresie tych uprawnień, do czasu ich odebrania; do czasu wyrażenia przez Administratora zgody na przełączenie Usługi do środowiska produkcyjnego, zgodnie z § 22 ust. 5 Regulaminu, Podmiot przetwarzający nie korzysta z uprawnień nadanych w produkcyjnym Krajowym Systemie e-Faktur;

   5. 5)

      polecenia przesłane przez Właściciela konta z Adresu e-mail Administratora na adres kontakt@fleetify.pl albo w inny sposób uzgodniony przez Strony w postaci dokumentowej.

3. 3.

   Włączając dodatek asystenta AI, Administrator poleca przetwarzanie Danych w celu generowania odpowiedzi na wiadomości Kierowców przy użyciu modelu sztucznej inteligencji wskazanego w Załączniku 1. Do modelu przekazywane są: nazwa Administratora, imię i nazwisko Kierowcy, dane jego rozliczeń z ostatnich trzech tygodni, jego saldo, dane pięciu ostatnich faktur Kierowcy, ostatnie wiadomości z rozmowy oraz notatki wprowadzone przez Administratora do bazy wiedzy asystenta. Asystent AI nie korzysta z kartoteki modułu Kadry.

4. 4.

   Podmiot przetwarzający niezwłocznie informuje Administratora, jeżeli jego zdaniem polecenie narusza RODO lub inne przepisy o ochronie danych. Do czasu potwierdzenia albo zmiany polecenia przez Administratora Podmiot przetwarzający może wstrzymać jego wykonanie.

5. 5.

   Polecenia wykraczające poza funkcje Usługi Podmiot przetwarzający wykonuje, jeżeli jest to technicznie możliwe, w terminie uzgodnionym z Administratorem. Umowa nie zobowiązuje Podmiotu przetwarzającego do zmiany oprogramowania Usługi. Jeżeli wykonanie polecenia nie jest możliwe, Podmiot przetwarzający informuje o tym Administratora, a Administrator może wypowiedzieć Umowę główną na zasadach Regulaminu.

6. 6.

   Podmiot przetwarzający nie wykorzystuje Danych do testowania oprogramowania i nie kopiuje Danych do repozytoriów kodu ani do innych miejsc poza systemami Usługi i Dalszych podmiotów przetwarzających, chyba że jest to niezbędne do wykonania polecenia Administratora. Dane, które znalazły się w takich miejscach, w tym Dane, które przed dniem do uzupełnienia trafiły do repozytorium kodu, Podmiot przetwarzający niezwłocznie usuwa, w przypadku repozytorium wraz z jego historią, a zdarzenie ocenia i dokumentuje zgodnie z § 14.

§ 7. Obowiązki Administratora

1. 1.

   Administrator odpowiada za zgodność przetwarzania Danych z prawem, w szczególności za:

   1. 1)

      istnienie podstawy prawnej przetwarzania Danych, w tym Danych, o których mowa w art. 9 i art. 10 RODO, oraz za decyzję, jakich dokumentów wymaga od Kierowców;

   2. 2)

      wykonanie obowiązku informacyjnego z art. 13 i art. 14 RODO wobec Kierowców, osób zatrudnianych, osób poleconych i innych osób, których Dane wprowadza się do Usługi, w tym informacji o korzystaniu z Usługi, z Panelu Kierowcy oraz z asystenta AI, jeżeli Administrator włączy ten dodatek;

   3. 3)

      prawidłowość i aktualność Danych oraz zawartość plików wgrywanych do Usługi;

   4. 4)

      wprowadzanie do Usługi wyłącznie Danych niezbędnych do celów, o których mowa w § 3 ust. 2;

   5. 5)

      realizację żądań osób, których dane dotyczą;

   6. 6)

      przechowywanie dokumentacji, do której przechowywania jest obowiązany przepisami prawa, w tym pobranie jej z Usługi przed usunięciem Danych.

2. 2.

   Administrator zarządza dostępem do Danych po swojej stronie, w szczególności:

   1. 1)

      udziela dostępu do Panelu wyłącznie osobom, które upoważnił do przetwarzania Danych, i niezwłocznie odbiera dostęp osobom, które nie powinny go mieć;

   2. 2)

      sprawdza i zatwierdza konta zakładane w Panelu Kierowcy w ramach konta Administratora, a konta osób, które nie są jego Kierowcami, usuwa albo zgłasza do usunięcia na adres kontakt@fleetify.pl;

   3. 3)

      zapewnia, że Użytkownicy chronią swoje dane logowania i urządzenia, z których korzystają z Usługi;

   4. 4)

      odpowiada za bezpieczeństwo Danych pobranych z Usługi, w tym plików eksportu i wygenerowanych dokumentów.

3. 3.

   Administrator informuje Podmiot przetwarzający bez zbędnej zwłoki o okolicznościach, które mogą mieć wpływ na przetwarzanie Danych, w szczególności o podejrzeniu Naruszenia po swojej stronie oraz o żądaniach organu nadzorczego dotyczących Danych.

§ 8. Poufność

1. 1.

   Podmiot przetwarzający dopuszcza do przetwarzania Danych wyłącznie osoby, które upoważnił, i wyłącznie w zakresie niezbędnym do utrzymania i rozwoju Usługi, usuwania błędów, zapewnienia bezpieczeństwa, obsługi zgłoszeń Administratora oraz wykonania poleceń Administratora.

2. 2.

   Każda osoba upoważniona przed uzyskaniem dostępu do Danych zobowiązuje się do zachowania w tajemnicy Danych oraz sposobów ich zabezpieczenia, także po zakończeniu współpracy z Podmiotem przetwarzającym, chyba że podlega ustawowemu obowiązkowi zachowania tajemnicy.

3. 3.

   Podmiot przetwarzający prowadzi ewidencję osób upoważnionych i odbiera upoważnienie niezwłocznie po zakończeniu współpracy z daną osobą albo gdy dostęp przestaje być jej potrzebny.

4. 4.

   Podmiot przetwarzający nie ujawnia Danych osobom trzecim, z wyjątkiem Dalszych podmiotów przetwarzających, podmiotów wskazanych w poleceniu Administratora oraz przypadków, w których obowiązek ujawnienia wynika z przepisów prawa (§ 6 ust. 1).

§ 9. Bezpieczeństwo przetwarzania

1. 1.

   Podmiot przetwarzający, uwzględniając stan wiedzy technicznej, koszt wdrożenia, charakter, zakres, kontekst i cele przetwarzania oraz ryzyko naruszenia praw lub wolności osób fizycznych, stosuje środki techniczne i organizacyjne, o których mowa w art. 32 RODO, w tym co najmniej środki opisane w Załączniku 2.

2. 2.

   Podmiot przetwarzający może zmieniać środki opisane w Załączniku 2, jeżeli zmiana nie obniża poziomu ochrony Danych. O zmianach istotnych dla Administratora Podmiot przetwarzający informuje wiadomością na Adres e-mail Administratora i publikuje zaktualizowany Załącznik 2 na stronie internetowej fleetify.pl. Zmiana Załącznika 2 w tym trybie nie wymaga akceptacji Administratora.

3. 3.

   Podmiot przetwarzający dokonuje przeglądu stosowanych środków co najmniej raz w roku oraz po każdym Naruszeniu i dokumentuje wynik przeglądu.

4. 4.

   Podmiot przetwarzający prowadzi rejestr kategorii czynności przetwarzania, o którym mowa w art. 30 ust. 2 RODO.

§ 10. Dalsze podmioty przetwarzające

1. 1.

   Administrator udziela Podmiotowi przetwarzającemu ogólnej zgody na dalsze powierzanie przetwarzania Danych Dalszym podmiotom przetwarzającym. Dalsze podmioty przetwarzające wymienione w Załączniku 1 są zaakceptowane z chwilą zawarcia Umowy.

2. 2.

   O zamiarze dodania lub zastąpienia Dalszego podmiotu przetwarzającego Podmiot przetwarzający informuje Administratora wiadomością na Adres e-mail Administratora co najmniej 30 dni przed planowaną zmianą. Informacja wskazuje nazwę i siedzibę podmiotu, zakres usługi, rodzaje Danych, lokalizację przetwarzania oraz podstawę przekazania Danych do państwa trzeciego, jeżeli do takiego przekazania dochodzi. Aktualna lista Dalszych podmiotów przetwarzających jest publikowana na stronie internetowej fleetify.pl.

3. 3.

   Administrator może zgłosić sprzeciw wobec zmiany w terminie 14 dni od otrzymania informacji, wiadomością wysłaną z Adresu e-mail Administratora na adres kontakt@fleetify.pl, wskazując przyczyny związane z ochroną Danych. Brak sprzeciwu w tym terminie oznacza akceptację zmiany.

4. 4.

   W terminie 7 dni od otrzymania sprzeciwu Podmiot przetwarzający informuje Administratora, czy rezygnuje ze zmiany, proponuje inne rozwiązanie, czy wprowadzi zmianę. Jeżeli Podmiot przetwarzający wprowadzi zmianę mimo sprzeciwu, Administrator może wypowiedzieć Umowę główną ze skutkiem na dzień poprzedzający wprowadzenie zmiany. W takim przypadku Podmiot przetwarzający nie powierza Danych Administratora nowemu Dalszemu podmiotowi przetwarzającemu i zwraca Administratorowi część opłaty uiszczonej z góry, przypadającą na okres po dniu rozwiązania Umowy głównej.

5. 5.

   Jeżeli zmiana Dalszego podmiotu przetwarzającego jest niezbędna ze względu na bezpieczeństwo Danych albo zaprzestanie świadczenia usług przez Dalszy podmiot przetwarzający, Podmiot przetwarzający może ją wprowadzić przed upływem terminu określonego w ust. 2, informując o niej Administratora niezwłocznie, nie później niż w dniu zmiany. Ust. 3 i 4 stosuje się odpowiednio, z tym że wypowiedzenie Umowy głównej jest skuteczne z chwilą jego doręczenia Podmiotowi przetwarzającemu.

6. 6.

   Podmiot przetwarzający powierza Dane Dalszemu podmiotowi przetwarzającemu wyłącznie na podstawie umowy, w tym umowy zawartej przez przyjęcie warunków przetwarzania danych oferowanych przez ten podmiot, która nakłada na niego obowiązki ochrony danych zapewniające poziom ochrony nie niższy niż wymagany przez art. 28 ust. 3 RODO i Umowę, w szczególności obowiązek zapewnienia wystarczających gwarancji wdrożenia odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych.

7. 7.

   Podmiot przetwarzający odpowiada wobec Administratora za wypełnianie obowiązków ochrony danych przez Dalszy podmiot przetwarzający jak za własne działania.

8. 8.

   Na wniosek Administratora Podmiot przetwarzający udostępnia informacje o postanowieniach umowy z Dalszym podmiotem przetwarzającym dotyczących ochrony danych, w szczególności wskazuje dokumenty, w których są one zawarte.

9. 9.

   Dalszymi podmiotami przetwarzającymi nie są organy administracji publicznej ani ich systemy teleinformatyczne, w tym Krajowy System e-Faktur, bramka e-Deklaracje, system JPK Ministerstwa Finansów, rejestr REGON prowadzony przez Główny Urząd Statystyczny i wykaz podatników VAT, do których Dane są przesyłane lub w których Dane są sprawdzane na polecenie Administratora. Dalszymi podmiotami przetwarzającymi nie są również operatorzy platform przewozowych, z których pochodzą wyciągi wgrywane do Usługi.

§ 11. Przekazywanie Danych do państw trzecich

1. 1.

   Dane są przetwarzane w Europejskim Obszarze Gospodarczym oraz w Stanach Zjednoczonych Ameryki, przez podmioty i w lokalizacjach wskazanych w Załączniku 1. Zawierając Umowę, Administrator poleca przekazywanie Danych w tym zakresie.

2. 2.

   Podmiot przetwarzający przekazuje Dane do państwa trzeciego wyłącznie przy spełnieniu warunków określonych w rozdziale V RODO, w szczególności na podstawie decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony, w tym decyzji wykonawczej Komisji (UE) 2023/1795 w odniesieniu do podmiotów certyfikowanych w ramach EU-US Data Privacy Framework, albo na podstawie standardowych klauzul umownych przyjętych decyzją wykonawczą Komisji (UE) 2021/914.

3. 3.

   Przekazanie Danych do innego państwa trzeciego albo nowemu odbiorcy w państwie trzecim wymaga zastosowania trybu określonego w § 10.

4. 4.

   Na wniosek Administratora Podmiot przetwarzający przekazuje informację o zabezpieczeniach stosowanych przy przekazaniu Danych oraz o sposobie uzyskania ich kopii.

5. 5.

   Jeżeli Podmiot przetwarzający dowie się o żądaniu organu publicznego państwa trzeciego dotyczącym dostępu do Danych, informuje o tym Administratora bez zbędnej zwłoki, o ile prawo tego nie zabrania.

6. 6.

   Jeżeli podstawa przekazania wskazana w Załączniku 1 przestanie obowiązywać, Podmiot przetwarzający bez zbędnej zwłoki informuje o tym Administratora i stosuje inną podstawę przewidzianą w rozdziale V RODO albo zaprzestaje przekazywania Danych.

§ 12. Pomoc w realizacji praw osób, których dane dotyczą

1. 1.

   Uwzględniając charakter przetwarzania, Podmiot przetwarzający pomaga Administratorowi wywiązywać się z obowiązku odpowiadania na żądania osób, których dane dotyczą, w zakresie praw określonych w rozdziale III RODO. Pomoc obejmuje funkcje Usługi, które pozwalają Użytkownikom przeglądać i poprawiać Dane w Panelu, oraz czynności określone w ust. 3.

2. 2.

   Żądanie osoby, której dane dotyczą, skierowane do Podmiotu przetwarzającego i dotyczące Danych, Podmiot przetwarzający przekazuje Administratorowi bez zbędnej zwłoki, nie później niż w terminie 5 Dni roboczych od jego otrzymania. Podmiot przetwarzający nie odpowiada na takie żądanie co do istoty, chyba że Administrator tak poleci; może poinformować osobę, że jej żądanie przekazano Administratorowi. Jeżeli nie można ustalić, którego administratora dotyczy żądanie, Podmiot przetwarzający informuje osobę, że powinna skierować żądanie do podmiotu, który przetwarza jej dane w Usłudze.

3. 3.

   Na polecenie Administratora Podmiot przetwarzający w terminie 14 dni:

   1. 1)

      przekazuje kopię Danych dotyczących wskazanej osoby w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego;

   2. 2)

      wskazuje miejsca w Usłudze, w których przetwarzane są Dane tej osoby;

   3. 3)

      prostuje lub usuwa Dane tej osoby albo ogranicza ich przetwarzanie, jeżeli Użytkownicy nie mogą tego zrobić samodzielnie w Panelu.

4. 4.

   Jeżeli usunięcie Danych jednej osoby nie jest możliwe bez usunięcia danych innych osób, w szczególności z oryginalnego pliku wyciągu z platformy przewozowej, Podmiot przetwarzający informuje o tym Administratora, a Administrator decyduje, czy plik ma zostać usunięty w całości.

5. 5.

   Pomoc określona w niniejszym paragrafie oraz w § 13 jest świadczona bez dodatkowego wynagrodzenia. Jeżeli polecenia Administratora są ewidentnie nadmierne, w szczególności ze względu na ich powtarzający się charakter, Podmiot przetwarzający może uzależnić ich wykonanie od uzgodnienia z Administratorem, przed rozpoczęciem prac, wynagrodzenia odpowiadającego uzasadnionym kosztom.

§ 13. Pomoc w wykonywaniu obowiązków z art. 32-36 RODO

1. 1.

   Uwzględniając charakter przetwarzania i dostępne mu informacje, Podmiot przetwarzający pomaga Administratorowi wywiązać się z obowiązków określonych w art. 32-36 RODO, w szczególności w zakresie bezpieczeństwa przetwarzania, zgłaszania Naruszeń organowi nadzorczemu, zawiadamiania osób, których dane dotyczą, oceny skutków dla ochrony danych oraz uprzednich konsultacji z organem nadzorczym.

2. 2.

   Na wniosek Administratora Podmiot przetwarzający w terminie 14 dni przekazuje informacje potrzebne do oceny ryzyka lub oceny skutków dla ochrony danych, w szczególności opis przetwarzania Danych w Usłudze, opis środków bezpieczeństwa i aktualną listę Dalszych podmiotów przetwarzających.

§ 14. Naruszenia ochrony Danych

1. 1.

   Podmiot przetwarzający zawiadamia Administratora o Naruszeniu bez zbędnej zwłoki, nie później niż w terminie 48 godzin od jego stwierdzenia, wiadomością na Adres e-mail Administratora.

2. 2.

   Zawiadomienie zawiera, w miarę dostępności informacji:

   1. 1)

      opis charakteru Naruszenia, w tym, jeżeli to możliwe, kategorie i przybliżoną liczbę osób, których dane dotyczą, oraz kategorie i przybliżoną liczbę wpisów danych, których dotyczy Naruszenie;

   2. 2)

      imię i nazwisko oraz dane kontaktowe osoby, od której można uzyskać więcej informacji;

   3. 3)

      opis możliwych konsekwencji Naruszenia;

   4. 4)

      opis środków zastosowanych lub proponowanych przez Podmiot przetwarzający w celu zaradzenia Naruszeniu i zminimalizowania jego negatywnych skutków.

3. 3.

   Informacje, których nie można przekazać w terminie określonym w ust. 1, Podmiot przetwarzający przekazuje sukcesywnie, bez zbędnej zwłoki.

4. 4.

   Podmiot przetwarzający niezwłocznie podejmuje działania w celu ograniczenia skutków Naruszenia, dokumentuje Naruszenie, w tym jego okoliczności, skutki i podjęte działania, oraz udostępnia tę dokumentację Administratorowi na jego wniosek.

5. 5.

   Podmiot przetwarzający nie zgłasza Naruszenia organowi nadzorczemu ani nie zawiadamia osób, których dane dotyczą, w imieniu Administratora bez jego polecenia. Na wniosek Administratora Podmiot przetwarzający pomaga przygotować zgłoszenie i zawiadomienie.

6. 6.

   Zawiadomienie o Naruszeniu nie oznacza uznania odpowiedzialności przez Podmiot przetwarzający.

§ 15. Wydanie i usunięcie Danych

1. 1.

   Dane nie są usuwane automatycznie z powodu braku płatności, zawieszenia dostępu do Panelu, przekroczenia limitu osób lub pojazdów przewidzianego w planie ani rezygnacji z paczki miejsc lub dodatku. Przekroczenie limitu może blokować wyłącznie dodawanie nowych osób i pojazdów.

2. 2.

   W czasie obowiązywania Umowy Administrator może polecić wydanie albo usunięcie wszystkich lub części Danych:

   1. 1)

      za pomocą funkcji Panelu, jeżeli Panel udostępnia taką funkcję;

   2. 2)

      wiadomością wysłaną przez Właściciela konta z Adresu e-mail Administratora na adres kontakt@fleetify.pl.

   Polecenie przesłane w sposób określony w pkt 2 Podmiot przetwarzający wykonuje bez zbędnej zwłoki, nie później niż w terminie 30 dni od jego otrzymania.

3. 3.

   Funkcja usunięcia danych modułu Kadry, jeżeli jest udostępniona Właścicielowi konta, usuwa kartoteki osób wraz z okresami zatrudnienia, dziennik czynności modułu Kadry, pliki eksportu i pliki dokumentów ZUS tego modułu oraz powiązania kartotek z danymi Kierowców i pozostawia wyłącznie informację o dacie usunięcia, koncie, z którego je zlecono, i liczbie usuniętych kartotek oraz jeden zapis tej czynności. Funkcja ta nie usuwa pozostałych Danych, w szczególności plików PDF umów wygenerowanych w module Kadry, rozliczeń, sald, potrąceń, umów z Kierowcami i ich podpisów, danych o dokumentach i plików przesłanych przez Kierowców, oryginalnych wyciągów z platform przewozowych, danych pojazdów, faktur i dokumentów podatkowych oraz wiadomości. Usunięcie tych Danych wymaga odrębnego polecenia złożonego zgodnie z ust. 2.

4. 4.

   Po rozwiązaniu lub wygaśnięciu Umowy głównej Administrator może w terminie 60 dni („Okres pobrania danych”) polecić wydanie Danych w sposób określony w ust. 2 pkt 2. Podmiot przetwarzający wydaje Dane bez zbędnej zwłoki, nie później niż w terminie 30 dni od otrzymania polecenia, udostępniając je do pobrania w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego (w szczególności JSON, CSV lub XML), a pliki w postaci, w jakiej zostały przesłane do Usługi lub w niej wygenerowane. Odnośnik do pobrania Danych jest ważny co najmniej 7 dni.

5. 5.

   Po upływie Okresu pobrania danych, a jeżeli Administrator złożył w tym okresie polecenie wydania Danych, po ich wydaniu, Podmiot przetwarzający usuwa Dane wraz z ich kopiami w terminie 30 dni. Brak polecenia wydania Danych w Okresie pobrania danych oznacza polecenie ich usunięcia. Administrator może polecić usunięcie Danych przed upływem Okresu pobrania danych.

6. 6.

   Obowiązek usunięcia nie dotyczy Danych, których przechowywanie nakazuje Podmiotowi przetwarzającemu prawo Unii Europejskiej lub prawo polskie. Takie Dane Podmiot przetwarzający zabezpiecza i przetwarza wyłącznie w celu wykonania tego obowiązku.

7. 7.

   Dane zawarte w dziennikach technicznych i w systemach Dalszych podmiotów przetwarzających są usuwane z upływem okresów przechowywania określonych dla tych dzienników i systemów. Do tego czasu Podmiot przetwarzający nie wykorzystuje ich w żadnym celu.

8. 8.

   Na wniosek Administratora Podmiot przetwarzający potwierdza usunięcie Danych wiadomością na Adres e-mail Administratora. Zapisy dotyczące akceptacji Umowy oraz wykonania poleceń wydania i usunięcia Danych, niezawierające treści Danych, Podmiot przetwarzający przechowuje do upływu terminu przedawnienia roszczeń z Umowy.

§ 16. Informacje, audyty i kontrole

1. 1.

   Podmiot przetwarzający udostępnia Administratorowi wszelkie informacje niezbędne do wykazania spełnienia obowiązków określonych w art. 28 RODO. Na wniosek Administratora, w terminie 30 dni, Podmiot przetwarzający przekazuje w szczególności opis przetwarzania Danych, aktualne załączniki do Umowy, odpowiedzi na pytania dotyczące ochrony Danych w rozsądnym zakresie oraz zapisy czynności dotyczące konta Administratora, w zakresie, w jakim Usługa je prowadzi.

2. 2.

   Administrator lub upoważniony przez niego audytor może przeprowadzić audyt, w tym inspekcję, jeżeli informacje przekazane zgodnie z ust. 1 nie są wystarczające do wykazania spełnienia obowiązków, po Naruszeniu albo na żądanie organu nadzorczego.

3. 3.

   Audyt przeprowadza się na następujących zasadach:

   1. 1)

      Administrator zawiadamia Podmiot przetwarzający o audycie co najmniej 14 dni przed jego rozpoczęciem, wskazując zakres, termin i osobę audytora;

   2. 2)

      audyt odbywa się w Dni robocze, w godzinach od 9:00 do 17:00, w sposób nieutrudniający działalności Podmiotu przetwarzającego, w pierwszej kolejności przez analizę dokumentów i wyjaśnień, również na odległość;

   3. 3)

      audyt może być przeprowadzony nie częściej niż raz na 12 miesięcy, chyba że dotyczy Naruszenia albo żąda go organ nadzorczy;

   4. 4)

      audytor zobowiązuje się w postaci pisemnej lub elektronicznej do zachowania poufności i nie może być podmiotem prowadzącym działalność konkurencyjną wobec Podmiotu przetwarzającego;

   5. 5)

      audyt nie obejmuje danych innych klientów Podmiotu przetwarzającego ani informacji, których ujawnienie obniżyłoby bezpieczeństwo Usługi;

   6. 6)

      w zakresie infrastruktury Dalszych podmiotów przetwarzających audyt jest realizowany przez udostępnienie dokumentów, które Dalsze podmioty przetwarzające udostępniają swoim klientom.

4. 4.

   Każda Strona ponosi własne koszty audytu, a Administrator ponosi koszty audytora. Jeżeli audyt wykaże istotne naruszenie Umowy przez Podmiot przetwarzający, Podmiot przetwarzający zwraca Administratorowi uzasadnione i udokumentowane koszty audytu.

5. 5.

   Z audytu sporządza się protokół. Podmiot przetwarzający usuwa stwierdzone niezgodności w terminie uzgodnionym z Administratorem, nie dłuższym niż 30 dni, a jeżeli usunięcie niezgodności w tym terminie nie jest możliwe z przyczyn technicznych, przedstawia w tym terminie plan ich usunięcia.

6. 6.

   Podmiot przetwarzający informuje Administratora bez zbędnej zwłoki o kontroli organu nadzorczego i o postępowaniu dotyczącym Danych, o ile prawo tego nie zabrania.

§ 17. Odpowiedzialność

1. 1.

   Strony odpowiadają za szkody wyrządzone naruszeniem Umowy lub przepisów o ochronie danych osobowych na zasadach ogólnych, z uwzględnieniem art. 82 RODO. Podmiot przetwarzający odpowiada za szkody spowodowane przetwarzaniem, jeżeli nie dopełnił obowiązków, które RODO nakłada bezpośrednio na podmioty przetwarzające, lub jeżeli działał poza zgodnymi z prawem poleceniami Administratora lub wbrew tym poleceniom.

2. 2.

   Podmiot przetwarzający nie odpowiada za szkody wynikające z:

   1. 1)

      wykonania polecenia Administratora zgodnego z Umową;

   2. 2)

      braku podstawy prawnej przetwarzania Danych lub niewykonania obowiązku informacyjnego przez Administratora;

   3. 3)

      nieprawidłowości Danych i plików wprowadzonych do Usługi przez Użytkowników lub Kierowców;

   4. 4)

      działań Użytkowników i Kierowców korzystających z dostępu udzielonego w ramach konta Administratora, jeżeli działania te nie są następstwem naruszenia Umowy przez Podmiot przetwarzający.

3. 3.

   Odpowiedzialność Podmiotu przetwarzającego wobec Administratora z tytułu Umowy i Umowy głównej podlega łącznie jednemu ograniczeniu określonemu w § 25 ust. 2 pkt 2 Regulaminu. Ograniczenie nie dotyczy szkody wyrządzonej umyślnie lub wskutek rażącego niedbalstwa ani odpowiedzialności wobec osób, których dane dotyczą, wynikającej z art. 82 RODO.

4. 4.

   Ust. 2 pkt 4 i ust. 3 nie mają zastosowania do Administratora będącego Przedsiębiorcą na prawach konsumenta w rozumieniu Regulaminu.

5. 5.

   Administracyjne kary pieniężne nałożone na Stronę obciążają tę Stronę. Strona, która zapłaciła odszkodowanie osobie, której dane dotyczą, może dochodzić od drugiej Strony zwrotu części odszkodowania odpowiadającej odpowiedzialności drugiej Strony za szkodę, zgodnie z art. 82 ust. 5 RODO.

6. 6.

   Strona niezwłocznie informuje drugą Stronę o roszczeniu lub postępowaniu dotyczącym Danych, które może dotyczyć drugiej Strony, i współdziała z nią w jego wyjaśnieniu.

§ 18. Komunikacja między Stronami

1. 1.

   Podmiot przetwarzający kieruje zawiadomienia i informacje wynikające z Umowy na Adres e-mail Administratora.

2. 2.

   Administrator kieruje zawiadomienia, polecenia i wnioski wynikające z Umowy na adres e-mail kontakt@fleetify.pl albo na adres do doręczeń elektronicznych AE:PL-57225-75013-SIEED-26.

3. 3.

   Polecenia wydania lub usunięcia Danych, sprzeciwy wobec zmiany Dalszego podmiotu przetwarzającego oraz wnioski o zmianę Adresu e-mail Administratora wysyła Właściciel konta z Adresu e-mail Administratora. Jeżeli wiadomość wysłano z innego adresu albo przez inną osobę, Podmiot przetwarzający może przed jej wykonaniem potwierdzić tożsamość i umocowanie nadawcy; terminy określone w Umowie biegną wówczas od dnia potwierdzenia.

4. 4.

   Zmiana Adresu e-mail Administratora następuje na wniosek Właściciela konta złożony w sposób określony w ust. 3. Do czasu zmiany zawiadomienie wysłane na dotychczasowy Adres e-mail Administratora uważa się za doręczone.

§ 19. Zmiany Umowy

1. 1.

   Podmiot przetwarzający może zmienić Umowę z ważnych przyczyn, którymi są: zmiana przepisów prawa lub ich wykładni dokonana przez organy nadzorcze lub sądy, zmiana funkcji Usługi wpływająca na przetwarzanie Danych, zmiana Dalszych podmiotów przetwarzających lub lokalizacji przetwarzania oraz potrzeba zwiększenia bezpieczeństwa Danych.

2. 2.

   Nowa wersja Umowy otrzymuje nowy identyfikator. Podmiot przetwarzający informuje o niej Administratora wiadomością na Adres e-mail Administratora co najmniej 30 dni przed dniem, od którego ma ona obowiązywać, chyba że krótszy termin wynika z przepisów prawa lub decyzji organu.

3. 3.

   Nowa wersja Umowy wiąże Administratora od chwili jej akceptacji w Panelu przez Właściciela konta. Do tego czasu obowiązuje wersja poprzednio zaakceptowana. Podmiot przetwarzający może uzależnić wprowadzanie nowych Danych w funkcjach Usługi od akceptacji nowej wersji, ale z powodu braku akceptacji nie usuwa ani nie ukrywa Danych już wprowadzonych.

4. 4.

   Jeżeli brak akceptacji nowej wersji Umowy uniemożliwia świadczenie Usługi zgodnie z przepisami prawa, każda ze Stron może wypowiedzieć Umowę główną na zasadach Regulaminu.

5. 5.

   Zmiany Załącznika 1 następują w trybie § 10, a zmiany Załącznika 2 w trybie § 9 ust. 2. Takie zmiany nie wymagają nadania nowego identyfikatora wersji Umowy ani jej ponownej akceptacji.

§ 20. Postanowienia końcowe

1. 1.

   W sprawach dotyczących przetwarzania Danych postanowienia Umowy mają pierwszeństwo przed postanowieniami Regulaminu.

2. 2.

   Jeżeli którekolwiek postanowienie Umowy okaże się nieważne lub bezskuteczne, pozostałe postanowienia pozostają w mocy, a w miejsce tego postanowienia stosuje się odpowiednie przepisy prawa.

3. 3.

   W sprawach nieuregulowanych w Umowie stosuje się przepisy RODO, ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych oraz Kodeksu cywilnego.

4. 4.

   Umowa podlega prawu polskiemu. Spory wynikające z Umowy rozstrzyga sąd właściwy zgodnie z § 32 Regulaminu.

5. 5.

   Umowa jest sporządzona w języku polskim.

6. 6.

   Umowa w wersji do uzupełnienia obowiązuje od dnia do uzupełnienia.

Załącznik 1. Dalsze podmioty przetwarzające i lokalizacje przetwarzania

Stan na dzień do uzupełnienia.

A. Dalsze podmioty przetwarzające

Podmioty, którym Google Cloud EMEA Limited powierza dalsze przetwarzanie danych, wskazuje lista publikowana przez Google dla usług Google Cloud.

B. Lokalizacje przetwarzania w infrastrukturze Google

Załącznik 2. Środki techniczne i organizacyjne

Stan na dzień do uzupełnienia.

1. Uwierzytelnianie

1.1. Dostęp do Panelu i Panelu Kierowcy wymaga zalogowania w usłudze Firebase Authentication adresem e-mail i hasłem albo kontem Google.

1.2. Użytkownik inny niż Właściciel konta uzyskuje dostęp do Panelu wyłącznie przez zaproszenie wysłane przez Właściciela konta na wskazany adres e-mail. Zaproszenie jest ważne 7 dni i może je przyjąć wyłącznie osoba, która loguje się tym adresem. Właściciel konta może w każdej chwili odebrać Użytkownikowi dostęp; odebranie dostępu działa najpóźniej w ciągu godziny.

2. Przypisanie kont do firmy i role

2.1. Przypisanie konta do firmy Administratora oraz rola (Właściciel konta, Menedżer, Wsparcie, Kierowca) są zapisywane w tokenie logowania wyłącznie przez serwer, na podstawie danych firmy: wskazania Właściciela konta w karcie firmy, wykazu personelu oraz kont założonych w Panelu Kierowcy w ramach konta Administratora. Użytkownik nie może samodzielnie zmienić przypisania do firmy, roli ani identyfikatora kierowcy przypisanych do jego konta. Konto założone w Panelu Kierowcy uzyskuje dostęp do danych Kierowcy dopiero po zatwierdzeniu przez Użytkownika Administratora.

2.2. Serwer nie przypisuje kontu identyfikatora kierowcy, jeżeli ten sam identyfikator jest przypisany do innego aktywnego konta w firmie.

2.3. Wyłącznie Właściciel konta może: zaakceptować Umowę, wyświetlić pełny numer PESEL, zlecić eksport i usunięcie danych modułu Kadry, zapraszać Użytkowników i zamawiać płatne usługi.

3. Kontrola dostępu do danych

3.1. Reguły bezpieczeństwa Firebase Realtime Database i Cloud Storage uzależniają odczyt i zapis danych od uwierzytelnienia, firmy przypisanej do konta i roli. Użytkownicy mają dostęp do danych firmy, do której przypisane jest ich konto. Dostęp Kierowcy do rozliczeń, umów, potrąceń, salda, przelewów, faktur, przesłanych plików i załączników jest ograniczony do danych przypisanych do identyfikatora kierowcy albo konta tego Kierowcy. Ścieżki, dla których reguły nie przewidują dostępu, są zamknięte.

3.2. Reguły bezpieczeństwa Cloud Firestore uzależniają dostęp do danych od uwierzytelnienia, a przypisanie konta do firmy oraz zmianę roli i identyfikatora kierowcy przypisanych do konta zastrzegają dla serwera.

3.3. Pełne dane kartoteki modułu Kadry, w tym pełny numer PESEL, adres i numer rachunku, a także dane floty, oryginały wyciągów z platform przewozowych i dane Krajowego Systemu e-Faktur są przechowywane w strefach, do których aplikacje klienckie nie mają dostępu. Zapis i odczyt tych danych odbywa się wyłącznie przez funkcje serwera, które przed wykonaniem operacji weryfikują token logowania, przypisanie konta do firmy i rolę. Panel otrzymuje z tych stref kopię roboczą ograniczoną do pól potrzebnych do wyświetlenia, z numerem PESEL w postaci zamaskowanej (pkt 4.1).

3.4. Oryginały wyciągów z platform przewozowych nie są udostępniane Użytkownikom ani Kierowcom; w Panelu wyświetlane są wyłącznie zestawienia liczbowe wgrań, bez danych osobowych. Oryginały wyciągów są zabezpieczone przed niezauważoną zmianą.

4. Minimalizacja danych w module Kadry

4.1. Panel otrzymuje numer PESEL wyłącznie w postaci zamaskowanej, w której widoczne są cztery ostatnie cyfry. Dane kartoteki są przekazywane do Panelu według zamkniętej listy pól.

4.2. Pełny numer PESEL może wyświetlić wyłącznie Właściciel konta po podaniu powodu. Przed wyświetleniem numeru serwer zapisuje w dzienniku czynności, kto, kiedy, którego rekordu dotyczy wyświetlenie i z jakiego powodu. Jeżeli zapis w dzienniku się nie powiedzie, numer nie jest wyświetlany.

4.3. Dziennik czynności modułu Kadry obejmuje identyfikator konta, rodzaj czynności, datę i godzinę, nazwę pola oraz powód, bez wartości pól. Dziennik obejmuje w szczególności akceptację Umowy, wyświetlenie pełnego numeru PESEL, odczyt identyfikatorów kierowcy w platformach przewozowych, eksport i usunięcie danych.

4.4. Eksport danych modułu Kadry jest udostępniany przez odnośnik ważny 7 dni. Usunięcie danych modułu Kadry wymaga wpisania frazy potwierdzającej.

4.5. Środki opisane w pkt 4.1-4.4 dotyczą modułu Kadry.

5. Minimalizacja danych w pozostałych funkcjach

5.1. Dane o dokumentach uprawniających Kierowcę do wykonywania przewozów, wprowadzane w Panelu, obejmują wyłącznie numer oraz datę ważności lub datę wydania dokumentu, bez jego treści.

5.2. Asystent AI otrzymuje wyłącznie dane Kierowcy, z którym prowadzi rozmowę, oraz dane wskazane w § 6 ust. 3 Umowy. Asystent AI nie ma dostępu do kartoteki modułu Kadry.

5.3. Dane autoryzujące wysyłkę deklaracji podatkowych są przetwarzane przez funkcję serwera na czas wysyłki i nie są zapisywane w bazie danych; w zapisie czynności pozostaje wyłącznie ich zamaskowana postać.

6. Szyfrowanie

6.1. Połączenia przeglądarek z Panelem, Panelem Kierowcy i usługami Google Cloud odbywają się z użyciem protokołu HTTPS (TLS).

6.2. Dane przechowywane w usługach Google Cloud są szyfrowane w spoczynku mechanizmami stosowanymi domyślnie przez Google, zgodnie z dokumentacją tego dostawcy.

7. Dostęp po stronie Podmiotu przetwarzającego

7.1. Dostęp do Danych mają wyłącznie osoby upoważnione przez Podmiot przetwarzający i zobowiązane do zachowania poufności (§ 8 Umowy).

7.2. Dostęp administracyjny do infrastruktury Usługi odbywa się przez imienne konta, którym nadano role uprawnień w projekcie Google Cloud Usługi.

7.3. Dostęp do panelu administracyjnego Podmiotu przetwarzającego wymaga dodatkowego uprawnienia nadawanego i weryfikowanego po stronie serwera.

8. Dzienniki techniczne

8.1. Usługi Google Cloud prowadzą dzienniki techniczne działania funkcji serwera. Dzienniki mogą zawierać dane identyfikujące Kierowców i Użytkowników, w szczególności imiona i nazwiska oraz adresy e-mail. Dostęp do dzienników mają wyłącznie osoby upoważnione przez Podmiot przetwarzający.

9. Dostępność Danych

9.1. Brak płatności, zawieszenie dostępu do Panelu, przekroczenie limitu miejsc ani rezygnacja z paczki miejsc lub dodatku nie powodują usunięcia Danych (§ 15 ust. 1 Umowy).

9.2. Cloud Firestore działa w konfiguracji wieloregionowej eur3 (Unia Europejska).

9.3. Na dzień do uzupełnienia Podmiot przetwarzający nie tworzy odrębnych kopii zapasowych Danych poza mechanizmami wbudowanymi w usługi Google Cloud. Administrator może zabezpieczyć Dane, które jest obowiązany przechowywać, poleceniem wydania Danych (§ 15 ust. 2 Umowy).

10. Środki organizacyjne

10.1. Podmiot przetwarzający postępuje zgodnie z § 6 ust. 6 Umowy.

10.2. Naruszenia są obsługiwane i dokumentowane zgodnie z § 14 Umowy.

10.3. Podmiot przetwarzający dokonuje przeglądu środków co najmniej raz w roku oraz po każdym Naruszeniu (§ 9 ust. 3 Umowy).