Kasa fiskalna i taksometr w taksówce: kto musi, jakie terminy i czy aplikacja wystarczy

Kasę rejestrującą musisz mieć od pierwszego kursu, bez żadnego limitu obrotu: usługi taksówek są wprost wyłączone ze zwolnień, więc próg 20 000 zł Ciebie nie dotyczy. Taksometr to osobna sprawa i od 1 stycznia 2020 roku nie jest już bezwzględnie obowiązkowy: przepisy mówią o taksometrze „o ile występuje”, a opłatę może liczyć aplikacja mobilna. Masz więc dwie legalne drogi: taksometr z legalizacją ważną 25 miesięcy plus kasa o zastosowaniu specjalnym, albo rozliczanie aplikacją z kasą w postaci oprogramowania.

Czy taksówkarz musi mieć kasę fiskalną?

Tak, i to od pierwszej wykonanej usługi. Rozporządzenie o zwolnieniach z kas wymienia usługi taksówek wśród czynności, do których zwolnień nie stosuje się (§ 4 ust. 1 pkt 2 lit. b rozporządzenia Ministra Finansów z 17 grudnia 2024 r.). Limit 20 000 zł obrotu, o którym mówi połowa poradników dla przedsiębiorców, jest limitem ogólnym i po prostu nie obejmuje przewozu osób taksówką.

Nie wystarczy też dowolne urządzenie z półki. Do taksówki potrzebna jest kasa o zastosowaniu specjalnym, przeznaczona do ewidencji przy świadczeniu usług przewozu osób samochodem osobowym (§ 7 ust. 1 pkt 2 lit. a rozporządzenia Ministra Finansów z 25 czerwca 2025 r. w sprawie kas rejestrujących, Dz.U. 2025 poz. 845).

Czy taksometr jest obowiązkowy w 2026?

Nie jest. To zmiana, o której poradniki najczęściej piszą nieaktualnie. Od 1 stycznia 2020 roku przepis o wyposażeniu taksówki mówi o taksometrze „o ile występuje”, a Prawo o ruchu drogowym dopuszcza obliczanie opłaty przez aplikację mobilną, o której mowa w art. 13b ustawy o transporcie drogowym.

W praktyce oznacza to dwa dopuszczalne układy:

Wariant	Co musisz mieć	Terminy do pilnowania
Klasyczny	taksometr + kasa o zastosowaniu specjalnym	legalizacja taksometru 25 miesięcy, przegląd kasy powiązany z tym terminem
Aplikacyjny	aplikacja z art. 13b + kasa w postaci oprogramowania	brak legalizacji metrologicznej; wymagania techniczne po stronie dostawcy aplikacji

Wybór nie jest dowolny w jednym miejscu: kursy z ulicy i z postoju rozlicza się według taryfy, więc bez taksometru zostaje aplikacja, która taryfę policzy i wystawi paragon.

Ile jest ważna legalizacja taksometru?

25 miesięcy: tyle wynosi okres ważności legalizacji ponownej. Ale termin to nie jedyny powód, dla którego legalizacja przepada. Prawo o miarach wymienia kilka sytuacji, w których taksometr trzeba zgłosić do legalizacji ponownej niezależnie od kalendarza: po naprawie, po zmianie pojazdu, po uszkodzeniu cechy zabezpieczającej.

Jazda z taksometrem bez ważnej legalizacji nie jest usterką techniczną, tylko wykroczeniem: Prawo o miarach zakazuje używania przyrządu pomiarowego bez wymaganych dowodów kontroli metrologicznej.

Kiedy robi się przegląd kasy w taksówce?

Tu jest pułapka, którą przeoczają nawet portale księgowe. Kasy zwykłe przechodzą obowiązkowy przegląd techniczny co 2 lata. Kasa taksówkowa ma termin powiązany z legalizacją taksometru: przegląd wykonuje się w terminach wymaganych do kolejnej legalizacji, a nie według własnego, niezależnego zegara (§ 55 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących).

Dla kierowcy oznacza to jedną praktyczną rzecz: obie sprawy planuje się razem, a nie osobno. Zestawienie wszystkich cyklicznych terminów, od OC po badania kierowców, mamy w kalendarzu terminów floty.

Ile kosztuje spóźnienie

Zdarzenie	Konsekwencja
Brak przeglądu kasy w terminie	300 zł kary, decyzją naczelnika urzędu skarbowego, płatne bez wezwania w 14 dni
Brak przeglądu w ciągu 3 lat od rozpoczęcia ewidencji	zwrot ulgi na zakup kasy
Rozliczanie opłaty aplikacją niespełniającą wymagań	12 000 zł dla podmiotu wykonującego przewóz
Nieokazanie kontroli urządzenia z aplikacją	12 000 zł dla firmy, 2 000 zł grzywny dla kierowcy

Kary z ostatnich dwóch wierszy to osobne naruszenia z załącznika nr 3 do ustawy o transporcie drogowym (lp. 2.23 i 2.28), nakładane na podstawie art. 92a. Suma kar z jednej kontroli jest ustawowo ograniczona, ale każde naruszenie liczy się oddzielnie.

Ile wynosi ulga na zakup kasy?

Nie jest to ryczałtowe 700 zł, choć tak się to najczęściej opisuje. Ulga to 90% ceny zakupu netto, nie więcej niż 700 zł na kasę (art. 111 ust. 4 ustawy o VAT). Przy kasie za 600 zł netto odzyskasz 540 zł, a nie 700.

Dwa warunki, które łatwo przegapić:

kasę trzeba kupić nie później niż 6 miesięcy od dnia rozpoczęcia ewidencji,
jeśli w ciągu 3 lat od rozpoczęcia ewidencji nie poddasz kasy przeglądowi w terminie, ulgę zwracasz.

Taksówkarz zwolniony z VAT też ma do niej prawo, ale odzyskuje ją wnioskiem do urzędu skarbowego, a nie przez deklarację. Kiedy w ogóle jesteś zwolniony i co daje próg 240 000 zł, opisujemy w tekście o VAT w przewozie osób.

Czy aplikacja może zastąpić kasę?

Może, ale nie każda i nie sama z siebie. Kasa w postaci oprogramowania jest dopuszczalna dla przewozu osób samochodem osobowym, w tym taksówką. Przepis daje przy tym trzy równorzędne rozwiązania, a nie jedno:

kasa jest wydzielonym modułem aplikacji mobilnej z art. 13b,
albo stanowi oddzielną aplikację zintegrowaną z tą aplikacją,
albo współpracuje z taksometrem.

Warto to wiedzieć, bo w sieci krąży uproszczenie, że kasa wirtualna „musi być modułem aplikacji rozliczającej”. Przepis mówi inaczej i drugi wariant jest równie legalny.

Uwaga na akty: 25 czerwca 2025 roku Minister Finansów wydał dwa różne rozporządzenia o kasach. Dz.U. 2025 poz. 845 dotyczy kas rejestrujących w ogóle i to jest akt podstawowy dla taksówkarza; Dz.U. 2025 poz. 861 dotyczy wyłącznie kas w postaci oprogramowania. Poradniki potrafią je mylić, a to zmienia numerację przepisów, na które się powołują.

Czy muszę mieć kasę, jeśli dopiero zaczynam i mam mały obrót?

Tak. Usługi taksówek są wyłączone ze zwolnień, więc kasa obowiązuje od pierwszego kursu. Limit 20 000 zł nie ma tu zastosowania.

Czy taksometr jest obowiązkowy?

Nie od 1 stycznia 2020 r. Przepis mówi o taksometrze „o ile występuje”, a opłatę może liczyć aplikacja mobilna z art. 13b ustawy o transporcie drogowym.

Co ile legalizuje się taksometr?

Legalizacja ponowna jest ważna 25 miesięcy. Traci ważność wcześniej m.in. po naprawie, zmianie pojazdu albo uszkodzeniu cechy zabezpieczającej.

Co ile robi się przegląd kasy w taksówce?

Nie co 2 lata jak w kasach zwykłych, tylko w terminach wymaganych do kolejnej legalizacji taksometru. Obie sprawy planuje się razem.

Ile kosztuje brak przeglądu kasy w terminie?

300 zł, decyzją naczelnika urzędu skarbowego, płatne w 14 dni od doręczenia. Jeśli minęły mniej niż 3 lata od rozpoczęcia ewidencji, dochodzi zwrot ulgi na zakup kasy.

Ulga na kasę to zawsze 700 zł?

Nie. To 90% ceny netto, maksymalnie 700 zł. Przy tańszej kasie dostaniesz mniej.

Czy Uber albo Bolt załatwia za mnie kasę?

Nie. Obowiązek ewidencji jest po stronie podatnika wykonującego usługę. Aplikacja może być narzędziem, ale nie przejmuje obowiązku.

Czy kasa wirtualna musi być częścią aplikacji przewozowej?

Nie musi. Przepis dopuszcza trzy warianty: moduł aplikacji z art. 13b, oddzielną aplikację zintegrowaną z nią albo współpracę z taksometrem.

Skąd to wiemy

Wyłączenie taksówek ze zwolnień bierzemy z rozporządzenia o zwolnieniach z kas z grudnia 2024 r., wymagania wobec kas i terminy przeglądu z rozporządzenia o kasach rejestrujących z 25 czerwca 2025 r. (Dz.U. 2025 poz. 845), a warianty kasy wirtualnej z odrębnego rozporządzenia o kasach mających postać oprogramowania (Dz.U. 2025 poz. 861). Kary podatkowe i ulgę podajemy za ustawą o VAT, kary transportowe za załącznikami do ustawy o transporcie drogowym, a okres legalizacji za rozporządzeniem o prawnej kontroli metrologicznej. Każdą z tych podstaw sprawdzaliśmy osobno w tekście aktu, bo w tym temacie najczęstszym błędem w sieci jest prawidłowa treść przy złym numerze przepisu. Sami dwa razy na to trafiliśmy przy pisaniu.