Flota taxi pilnuje trzech kalendarzy naraz: pojazdu (OC bez dnia przerwy, badanie techniczne co rok, taksometr co 25 miesięcy, wypis z licencji), kierowcy (badania lekarskie i psychologiczne co 5 lat, po 60. roku życia co 30 miesięcy, niekaralność, polskie prawo jazdy) i firmy (ZUS do 15. albo 20., zaliczki PIT do 20., VAT do 25., KSeF od 1.04.2026). Każdy termin ma podstawę w ustawie; część wymagań zależy od uchwał miasta.
Jakie terminy dotyczą pojazdu?
OC posiadacza pojazdu. Obowiązek wynika z art. 23 ust. 1 ustawy o ubezpieczeniach obowiązkowych i trwa przez cały okres rejestracji (ust. 1a). Polisa na 12 miesięcy odnawia się sama, jeśli nie wypowiesz jej na piśmie najpóźniej dzień przed końcem okresu (art. 28 ust. 1). Wyjątek, który najczęściej robi flotom przerwę: polisa zbywcy przy zakupie używanego auta wygasa z końcem okresu bez odnowienia (art. 31 ust. 1). Opłata za brak OC samochodu osobowego to dwukrotność minimalnego wynagrodzenia, zaokrąglona do pełnych 10 zł (art. 88 ust. 2, 3 i 5): w 2026 to 9 610 zł za przerwę powyżej 14 dni, 4 810 zł za 4–14 dni i 1 920 zł do 3 dni.
Badanie techniczne. Taksówki podlegają corocznym badaniom technicznym, niezależnie od wieku pojazdu (art. 81 ust. 6 Prawa o ruchu drogowym).
Legalizacja taksometru. Ważna 25 miesięcy od pierwszego dnia miesiąca, w którym ją wykonano (zał. 5, tab. 1, poz. 17 rozporządzenia o prawnej kontroli metrologicznej, Dz.U. 2019 poz. 759). Taksometr z ważnym dowodem legalizacji to obowiązkowe wyposażenie taksówki (§ 24 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia o warunkach technicznych pojazdów). Przy rozliczaniu kursu aplikacją (art. 13b ustawy o transporcie drogowym, dalej utd) ten termin Cię nie dotyczy.
Wypis z licencji. Kierowca ma go mieć przy sobie w czasie przewozu (art. 87 ust. 1 pkt 1 utd). Wypis jest na konkretny pojazd, więc każda wymiana auta to wniosek o nowy.
Jakie terminy dotyczą kierowcy?
Badania lekarskie i psychologiczne. Do 60. roku życia co 5 lat, po ukończeniu 60 lat co 30 miesięcy (art. 39j ust. 4 i art. 39k ust. 3 utd). Dotyczy też przedsiębiorcy, który sam jeździ (art. 39m); koszty badań zatrudnionych kierowców pokrywa przedsiębiorca (art. 39l).
Zaświadczenie o niekaralności. Do wniosku o licencję: z KRK, nie starsze niż miesiąc (art. 8 ust. 3 pkt 3a utd); przy starcie z platformą: wystawione nie wcześniej niż miesiąc przed rozpoczęciem współpracy (art. 27e ust. 2 pkt 3). Ustawa nie wyznacza cyklu odnawiania, ale niekaralność jest warunkiem stałym (art. 6 ust. 1 pkt 2 lit. b), więc termin odświeżenia ustalasz w regulaminie floty.
Polskie prawo jazdy. Platforma sprawdza uprawnienie stwierdzone prawem jazdy wydanym w Polsce, przy osobistym stawiennictwie (art. 27e ust. 1 pkt 2 i ust. 3 utd), od 17.06.2024 (art. 22 pkt 2 ustawy z 26.05.2023, Dz.U. 2023 poz. 1123). Ten sam wymóg dla licencji stoi w art. 39a ust. 1 pkt 2 utd; urzędy, w tym Warszawa, stosują go od tej samej daty.
Weryfikacja w trakcie współpracy. Platforma sprawdza, czy jedzie osoba, której zlecono przewóz: co najmniej raz na 50 przewozów i nie rzadziej niż raz na 7 dni, ze zdjęciem twarzy (art. 27e ust. 7–8 utd). Za brak weryfikacji pośrednik płaci 10 000 zł, przy powtórce 50 000 zł (art. 95f).
Kiedy wygasa licencja i ile kosztuje jej odnowienie?
Licencję na przewóz taksówką wydaje się na 2–50 lat (art. 5b ust. 3 utd). Wydaje ją wójt, burmistrz lub prezydent miasta, w Warszawie Prezydent m.st. Warszawy (art. 7 ust. 4 pkt 3). Opłata jest liczona od każdego pojazdu i zależy od obszaru oraz okresu ważności (rozporządzenie z 6.08.2013, Dz.U. 2013 poz. 916):
| Obszar licencji | 2–15 lat | powyżej 15 do 30 lat | powyżej 30 do 50 lat |
|---|---|---|---|
| gmina | 200 zł | 250 zł | 300 zł |
| gminy sąsiadujące (po porozumieniu) | 280 zł | 350 zł | 400 zł |
| m.st. Warszawa | 320 zł | 380 zł | 450 zł |
Za wypis biznes.gov.pl podaje 1% opłaty za pojazd z wniosku i 11% za pojazd dogłoszony później; rozporządzenie nie zapisuje tej stawki dla taxi wprost. Platforma sprawdza licencję i wypisy przed współpracą i w 7 dni od upływu ważności licencji (art. 27b ust. 1 pkt 1 utd), więc wygasła licencja zatrzymuje całą flotę. Urząd ma na wydanie licencji do miesiąca, w sprawach skomplikowanych do dwóch.
Jakie terminy podatkowe i składkowe ma flota?
- ZUS: do 15. następnego miesiąca dla osób prawnych, np. sp. z o.o. (art. 47 ust. 1 pkt 3 ustawy o sus), do 20. dla JDG i spółek osobowych (pkt 4).
- Zaliczki na PIT za pracowników i zleceniobiorców: do 20. (art. 38 ust. 1, art. 42 ust. 1 ustawy PIT); PIT-4R do końca stycznia (art. 38 ust. 1a, art. 42 ust. 1a).
- VAT: JPK_V7M i wpłata do 25. (art. 99 ust. 1, art. 109 ust. 3b ustawy o VAT); ryczałt taksówkowy 4%: VAT-12 w tym samym terminie (art. 114 ust. 3, art. 146ef ust. 1 pkt 4).
- KSeF: faktury dla kierowców na JDG i dla firm od 1.04.2026 (od 1.02.2026 przy sprzedaży 2024 powyżej 200 mln zł); fakturujący do 10 000 zł brutto miesięcznie mogą zostać poza KSeF do 31.12.2026; od 1.01.2027 obowiązek jest powszechny, z karami z art. 106ni. Faktury dla konsumentów są poza KSeF.
Kalendarz kierowcy na JDG (DRA, ryczałt, PIT-28, także reguła weekendowa) jest w tekście terminy ZUS dla kierowcy na JDG w 2026, a KSeF w przewozie osób w tekście KSeF dla taksówkarza i floty.
Co zależy od miasta?
Ceny i strefy taryfowe ustala rada gminy (art. 11b utd). Gmina może też wprowadzić dodatkowe oznaczenia i wyposażenie techniczne taksówek na podstawie art. 15 ust. 7 Prawa przewozowego, a platforma ma obowiązek sprawdzać, czy je stosujesz (art. 27b ust. 1 pkt 1a utd). Sprawdź wymagania swojego urzędu; dla największych miast mamy osobne strony: Warszawa, Kraków, Wrocław.
Kalendarz floty w jednej tabeli
| Co | Jak często | Gdzie | Podstawa prawna | Co grozi |
|---|---|---|---|---|
| OC pojazdu | ciągle; własna polisa odnawia się sama, polisa od zbywcy nie | ubezpieczyciel | art. 23, 28, 31 ustawy o ubezpieczeniach obowiązkowych | opłata UFG 1 920 / 4 810 / 9 610 zł (art. 88) |
| badanie techniczne taksówki | co rok | stacja kontroli pojazdów | art. 81 ust. 6 PRD | pojazd stoi do czasu badania |
| legalizacja taksometru | co 25 miesięcy | Okręgowy Urząd Miar, punkt legalizacyjny | Dz.U. 2019 poz. 759, zał. 5 tab. 1 poz. 17 | brak wymaganego wyposażenia (§ 24) |
| licencja taxi i wypisy | licencja na 2–50 lat; wypis na każdy pojazd, przy każdej wymianie auta | urząd gminy lub miasta | art. 5b ust. 3, art. 7 ust. 4 pkt 3, art. 87 ust. 1 pkt 1 utd; opłaty Dz.U. 2013 poz. 916 | platforma wstrzymuje zlecenia (art. 27b ust. 1 pkt 1) |
| badania lekarskie i psychologiczne | co 5 lat; po 60. r.ż. co 30 mies. | lekarz uprawniony, psycholog | art. 39j ust. 4, 39k ust. 3, 39m utd | kierowca przestaje spełniać art. 6 ust. 1 pkt 2 lit. d |
| zaświadczenie o niekaralności | do wniosku o licencję i przy starcie z platformą: nie starsze niż miesiąc | KRK | art. 8 ust. 3 pkt 3a, art. 27e ust. 2 pkt 3 utd | brak weryfikacji przez platformę |
| polskie prawo jazdy | przed rozpoczęciem współpracy; data ważności dokumentu | starostwo | art. 27e ust. 1 pkt 2, art. 39a ust. 1 pkt 2 utd | brak dostępu do aplikacji |
| składki ZUS | do 15. (sp. z o.o.) albo 20. (JDG, spółki osobowe) | numer rachunku składkowego | art. 47 ust. 1 pkt 3–4 ustawy o sus | odsetki |
| zaliczki PIT za pracowników i zleceniobiorców | do 20.; PIT-4R do końca stycznia | mikrorachunek podatkowy | art. 38 ust. 1, art. 42 ust. 1 i 1a ustawy PIT | odsetki |
| VAT: JPK_V7M lub VAT-12 | do 25. | e-Urząd Skarbowy | art. 99 ust. 1, art. 109 ust. 3b, art. 114 ust. 3 ustawy o VAT | odsetki |
| KSeF | od 1.04.2026; do 10 000 zł/mies. poza KSeF do 31.12.2026; wszyscy od 1.01.2027 | KSeF | Dz.U. 2025 poz. 1203, art. 145l–145m | kary z art. 106ni od 1.01.2027 |
Panel dla partnera flotowego prowadzi te terminy per kierowca i pojazd, z alertem przed upływem (dla floty); jak łączą się z umową z kierowcą, opisujemy w tekście umowa z kierowcą: zlecenie, B2B, najem.
Czy OC taksówki odnawia się automatycznie?
Tak, jeśli to Twoja polisa i nie wypowiesz jej najpóźniej dzień przed końcem 12 miesięcy (art. 28 ust. 1). Polisa przejęta z kupionym autem wygasa z końcem okresu bez odnowienia (art. 31 ust. 1).
Jak często taksówka ma badanie techniczne?
Co rok, niezależnie od wieku auta (art. 81 ust. 6 Prawa o ruchu drogowym). Legalizacja taksometru to osobny termin: co 25 miesięcy.
Co ile lat kierowca taxi robi badania lekarskie i psychologiczne?
Co 5 lat do 60. roku życia, potem co 30 miesięcy (art. 39j ust. 4 i art. 39k ust. 3 utd). Dotyczy to także przedsiębiorcy, który sam jeździ (art. 39m).
Do kiedy flota płaci ZUS za kierowców na zleceniu?
Do 15. dnia następnego miesiąca, jeśli flota jest spółką z o.o., i do 20., jeśli działa jako JDG albo spółka osobowa (art. 47 ust. 1 pkt 3 i 4 ustawy o sus).
Skąd to wiemy
Terminy i kwoty pochodzą z tekstów ustaw i rozporządzeń pobranych z eli.gov.pl, terminy podatkowe z podatki.gov.pl i ksef.podatki.gov.pl. Kwoty UFG policzyliśmy z art. 88 i minimalnego wynagrodzenia 4 806 zł; oficjalną tabelę UFG ogłasza do 3 stycznia (art. 88 ust. 3a). Stawkę za wypis dla taxi znamy tylko z biznes.gov.pl.
Źródła
- Ustawa o ubezpieczeniach obowiązkowych, UFG i PBUK (t.j. Dz.U. 2026 poz. 783), art. 23, 28, 31, 88: eli.gov.pl
- Rozporządzenie w sprawie minimalnego wynagrodzenia w 2026 (Dz.U. 2025 poz. 1242): eli.gov.pl
- UFG, informacje o opłacie za brak OC: ufg.pl
- Prawo o ruchu drogowym (t.j. Dz.U. 2024 poz. 1251), art. 81 ust. 6: eli.gov.pl
- Rozporządzenie w sprawie prawnej kontroli metrologicznej przyrządów pomiarowych (Dz.U. 2019 poz. 759), zał. 5: eli.gov.pl
- Rozporządzenie w sprawie warunków technicznych pojazdów (t.j. Dz.U. 2016 poz. 2022), § 24: eli.gov.pl
- Ustawa o transporcie drogowym (t.j. Dz.U. 2024 poz. 1539), art. 5b, 6, 7, 8, 11b, 13b, 27b, 27e, 39a, 39j–39m, 87, 95f: eli.gov.pl
- Ustawa z 26.05.2023 o zmianie ustawy Prawo o ruchu drogowym (Dz.U. 2023 poz. 1123), art. 2 pkt 6, art. 22: eli.gov.pl
- Urząd m.st. Warszawy o polskim prawie jazdy od 17.06.2024: transport.um.warszawa.pl
- Rozporządzenie w sprawie opłat za czynności administracyjne w przewozie drogowym (Dz.U. 2013 poz. 916): eli.gov.pl
- biznes.gov.pl, licencja na taksówkę (opłaty, wypis, termin): biznes.gov.pl
- Ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych (t.j. Dz.U. 2025 poz. 350), art. 31, art. 47: eli.gov.pl
- Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. 2025 poz. 163), art. 38, art. 42: eli.gov.pl
- podatki.gov.pl, JPK_VAT z deklaracją (termin do 25.): podatki.gov.pl
- Ustawa o VAT (t.j. Dz.U. 2025 poz. 775), art. 99, 109, 114, 146ef: eli.gov.pl
- Harmonogram KSeF (ksef.podatki.gov.pl): ksef.podatki.gov.pl
- Ustawa z 5.08.2025 o zmianie ustawy o VAT (Dz.U. 2025 poz. 1203): eli.gov.pl
