Faktury między firmami wystawiasz w KSeF od 1 kwietnia 2026 r., a jeśli Twoja sprzedaż udokumentowana fakturami nie przekracza 10 000 zł brutto w miesiącu, papier albo PDF wystarczą do 31 grudnia 2026 r. Od 1 stycznia 2027 r. w KSeF fakturuje każdy podatnik VAT, także kierowca na JDG zwolniony z VAT, i od tego dnia obowiązują kary z art. 106ni ustawy o VAT. Faktura dla pasażera, który nie prowadzi firmy, zostaje poza systemem.
Od kiedy taksówkarz i flota wystawiają faktury w KSeF?
Harmonogram ustaliła ustawa z 5 sierpnia 2025 r. (Dz.U. 2025 poz. 1203). Trzy progi: luty 2026 dla największych, kwiecień 2026 dla pozostałych, styczeń 2027 dla wszystkich bez wyjątków.
| Data | Co się zmienia | Podstawa |
|---|---|---|
| 1.11.2025 | Ministerstwo Finansów udostępniło moduł certyfikatów i uprawnień KSeF | ksef.podatki.gov.pl |
| 1.02.2026 | obowiązek wystawiania dla podatników ze sprzedażą brutto powyżej 200 000 000 zł w 2024 r.; odbiór faktur w KSeF dotyczy wszystkich | Dz.U. 2025 poz. 1203 |
| 1.04.2026 | obowiązek wystawiania dla pozostałych podatników, w tym kierowców na JDG i flot | art. 145l ustawy o VAT |
| 1.04–31.12.2026 | sprzedaż udokumentowana fakturami do 10 000 zł brutto w miesiącu: nadal papier albo PDF; prawo znika od faktury, którą przekroczono limit | art. 145m |
| do 31.12.2026 | faktury z kas fiskalnych i paragony z NIP do 450 zł poza KSeF | art. 145n |
| 1.01.2027 | KSeF dla wszystkich; kary z art. 106ni; numer KSeF w przelewach między podatnikami (art. 108a i 108g) | Dz.U. 2025 poz. 1203 |
Wyjątek 10 000 zł liczy się miesiąc po miesiącu. Kierowca, który wystawia flocie jedną fakturę na 6 000 zł, mieści się w nim. Kierowca z fakturą na 11 000 zł wchodzi do KSeF od tej właśnie faktury.
Czy kierowca zwolniony z VAT też wystawia faktury w KSeF?
Tak. Zwolnienie podmiotowe z art. 113 (do 240 000 zł sprzedaży rocznie, o którym piszemy w tekście o VAT w przewozie osób) nie zwalnia z KSeF. Lista wyłączeń w art. 106ga ust. 2 ustawy o VAT obejmuje podatników bez siedziby w Polsce, procedury OSS i IOSS, faktury dla konsumentów oraz podatników w unijnej procedurze SME z art. 113a. Zwykłego zwolnienia krajowego tam nie ma. Faktura ze stawką „zw” dla floty idzie więc do KSeF tak samo jak faktura z 8%.
Dla kierowcy na JDG wygląda to tak: fakturę za usługi przewozu wykonane dla floty wystawiasz w KSeF od 1.04.2026, a jeśli Twoje faktury w miesiącu nie przekraczają 10 000 zł brutto, od 1.01.2027. Numer KSeF faktury trafia potem do ewidencji przychodów, o czym więcej w tekście o JPK_EWP i PIT-28.
Które faktury floty idą do KSeF, a które nie?
Flota wystawia trzy rodzaje faktur i każdy ma inną drogę.
- Faktury dla kierowców na JDG: najem auta, opłaty, prowizja. To faktury między podatnikami, więc KSeF od 1.04.2026 (albo od 1.02.2026, jeśli sprzedaż floty w 2024 r. przekroczyła 200 mln zł). Jak najem wygląda od strony umowy, opisujemy w tekście o umowach z kierowcą.
- Faktury dla firm: przewozy służbowe, umowy z hotelami i korporacjami. KSeF na tych samych zasadach.
- Faktury dla osób prywatnych: poza KSeF. Możesz je wystawić w systemie dobrowolnie, ale obowiązku nie ma.
Odbiór działa od 1.02.2026 dla wszystkich. Kontrahent, który wystawił Ci fakturę w KSeF, nie ma obowiązku wysyłać jej mailem. Dokument czeka w systemie i stamtąd go pobierasz.
Co z fakturą dla pasażera i z paragonem z NIP?
Art. 106ga ust. 2 pkt 4 ustawy o VAT wyłącza z KSeF faktury dla nabywcy będącego osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej. Pasażer, który prosi o fakturę na siebie, dostaje ją papierowo albo w PDF. Pasażer, który podaje NIP firmy, jest nabywcą-podatnikiem i jego faktura wchodzi do KSeF.
Paragon z NIP do 450 zł brutto jest fakturą uproszczoną. Do 31.12.2026 może zostać poza KSeF (art. 145n). Od 1.01.2027 ten wyjątek wygasa, więc kasa albo aplikacja sprzedażowa będzie potrzebowała połączenia z KSeF przy każdej sprzedaży na NIP.
Co z fakturami od Ubera i Bolta za prowizję?
Sprawdź wystawcę faktury. Uber od 1.10.2020 fakturuje prowizję przez Uber Poland sp. z o.o. z 23% VAT (faktura krajowa), FreeNow przez mytaxi Polska sp. z o.o., Bolt przez Bolt Rides PL sp. z o.o. z możliwością przeniesienia na Bolt Operations OÜ. Polska spółka platformy podlega KSeF jak każdy krajowy podatnik, więc jej faktura za prowizję trafi do KSeF; podmiot bez siedziby i stałego miejsca prowadzenia działalności w Polsce (np. Bolt Operations OÜ) jest poza obowiązkiem KSeF (art. 106ga ust. 2 pkt 1) i taką fakturę dostajesz jak dotąd, w aplikacji albo mailem, i rozliczasz jako import usług. Jak to zrobić u zwolnionego i u czynnego podatnika, opisujemy w tekście o VAT.
Co zrobić, gdy KSeF nie działa albo nie ma internetu?
Tryb offline24 jest dostępny dla każdego podatnika bez dodatkowych warunków. Fakturę wystawiasz poza systemem, z dwoma kodami QR (OFFLINE i CERTYFIKAT), i przesyłasz do KSeF najpóźniej następnego dnia roboczego. Przy ogłoszonej awarii KSeF termin wydłuża się do 7 dni roboczych. Do drugiego kodu potrzebny jest certyfikat KSeF, który pobierasz w module udostępnionym 1.11.2025.
Dla floty rozliczającej kierowców w niedzielę oznacza to jedno: faktury z weekendu wysyłasz w poniedziałek i nic nie przepada.
Jak dać biuru rachunkowemu albo panelowi dostęp do KSeF?
Osoba fizyczna na JDG loguje się do KSeF Profilem Zaufanym, mObywatelem albo podpisem kwalifikowanym i od razu ma uprawnienia właścicielskie. Spółka bez pieczęci elektronicznej najpierw składa zawiadomienie ZAW-FA w urzędzie skarbowym i wskazuje osobę, która będzie działać w systemie; od 1.02.2026 na podstawie ZAW-FA w wersji 3 uprawnienie nadawane jest automatycznie.
Dalej masz dwa typy uprawnień. Bezpośrednie nadajesz osobie, na przykład pracownikowi albo wspólnikowi, identyfikowanym po NIP albo PESEL. Pośrednie (podmiotowe) nadajesz innej firmie po jej NIP, na przykład biuru rachunkowemu, a biuro we własnym imieniu przekazuje je swoim pracownikom. Zakres wybierasz sam: dostęp do faktur, wystawianie, zarządzanie uprawnieniami. Aplikacje komercyjne uwierzytelniają się tokenem albo certyfikatem KSeF.
Panel fleetify wysyła dziś dokumenty do KSeF na środowisku testowym Ministerstwa Finansów, tak jak napisano w stopce tej strony. Decyzje, podpis i złożenie zostają po Twojej stronie. Zobacz, jak wygląda panel dla partnera flotowego.
Co uporządkować teraz, przed 1 stycznia 2027?
- Sprawdź, czy mieścisz się w limicie 10 000 zł brutto miesięcznie. Jeśli nie, KSeF dotyczy Cię już od 1.04.2026.
- Zaloguj się do KSeF i sprawdź, czy widzisz faktury od kontrahentów. Odbiór działa od 1.02.2026, a faktura w systemie jest doręczona nawet bez maila.
- Nadaj uprawnienia biuru rachunkowemu i programowi do fakturowania. Pobierz certyfikat KSeF na wypadek trybu offline24.
- Oddziel faktury dla konsumentów od faktur dla firm w kasie i w programie. Od 2027 r. paragon z NIP nie zastąpi faktury w KSeF.
- Przygotuj numer KSeF w przelewach. Od 1.01.2027 płatność za fakturę między podatnikami ma zawierać jej numer KSeF (art. 108a i 108g).
- Dla floty: umowy najmu i regulaminy prowizji dopasuj tak, żeby comiesięczna faktura dla kierowcy powstawała z tych samych danych, co tygodniówka.
Czy faktura „zw” od kierowcy zwolnionego z VAT musi być w KSeF?
Tak. Art. 106ga ust. 2 ustawy o VAT wyłącza z KSeF tylko unijną procedurę SME z art. 113a, nie zwolnienie krajowe z art. 113. Faktura ze stawką „zw” dla floty idzie do KSeF od 1.04.2026 albo od 1.01.2027, gdy faktury w miesiącu nie przekraczają 10 000 zł brutto.
Czy pasażer dostanie fakturę z KSeF?
Nie ma takiego obowiązku. Faktura dla osoby fizycznej nieprowadzącej działalności jest poza KSeF (art. 106ga ust. 2 pkt 4). Możesz ją wystawić w systemie dobrowolnie.
Od kiedy są kary za brak faktury w KSeF?
Od 1.01.2027 (art. 106ni ustawy o VAT w brzmieniu z Dz.U. 2025 poz. 1203). Do końca 2026 r. kar nie ma.
Co, jeśli wystawię fakturę poza KSeF, bo nie było internetu?
Korzystasz z trybu offline24: faktura z dwoma kodami QR trafia do KSeF najpóźniej następnego dnia roboczego. Przy ogłoszonej awarii systemu masz 7 dni roboczych.
Czy faktura od Ubera za prowizję przyjdzie przez KSeF?
To zależy od wystawcy. Faktura od polskiej spółki platformy (Uber Poland sp. z o.o., Bolt Rides PL sp. z o.o., mytaxi Polska sp. z o.o.) podlega KSeF jak każda krajowa. Podmiot zagraniczny bez siedziby w Polsce (np. Bolt Operations OÜ) jest poza KSeF (art. 106ga ust. 2 pkt 1): taką fakturę dostajesz jak dotąd i rozliczasz jako import usług.
Skąd to wiemy
Daty i artykuły pochodzą z ustawy z 5 sierpnia 2025 r. (Dz.U. 2025 poz. 1203) oraz z tekstu jednolitego ustawy o VAT, oba pobrane z eli.gov.pl. Opis trybu offline24, uprawnień i certyfikatów pochodzi ze stron ksef.podatki.gov.pl i gov.pl/web/kas. Stan na 3 września 2026 r.
Źródła
- Ustawa z 5.08.2025 o zmianie ustawy o VAT oraz niektórych innych ustaw, Dz.U. 2025 poz. 1203
- Ustawa o VAT, tekst jednolity Dz.U. 2025 poz. 775 (art. 106ga, 106ni, 108a, 108g, 145l do 145n)
- Zakres obowiązkowego KSeF, ksef.podatki.gov.pl
- Podstawy prawne i kluczowe terminy KSeF 2.0, ksef.podatki.gov.pl
- Tryb offline24, ksef.podatki.gov.pl
- Uprawnienia i autoryzacja w KSeF, ksef.podatki.gov.pl
- KAS: KSeF, kiedy masz w firmie więcej pracowników
